Что такое дедлайн и как правильно его ставить себе и подчиненным

Дмитрий Смирнов
Автор статьи: Дмитрий Смирнов

Дедлайн – что это такое простыми словами и как используется в работе? Какие виды дедлайнов бывают и как правильно ставить дедлайн себе и подчиненным? Какую пользу и вред приносят дедлайны?

Первый раз о дедлайне я услышал, когда работал в Центре поддержки клиентов мобильного оператора. Нужно было принять 72 звонка за 2 часа, чтобы подтянуть показатели группы операторов. И руководитель сказал мне: “Дедлайн – через 2 часа. Нужно костьми лечь, но выполнить”. Тогда я впервые столкнулся с этим понятием, и стал выяснять, что это такое. Дедлайн не был нарушен, а я получил информацию, которой поделюсь.

Содержание

Дедлайн — что это такое

Понятие дедлайн пришло к нам из английского языка. Буквально dead line – мертвая линия, черта, или линия смерти. В настоящее время термин определяет крайний срок чего-либо. Сегодня никто не станет убивать вас за то, что вы его пропустили. Но так было не всегда – в те времена, когда термин только появился, людей действительно убивали за пересечение dead line.

«Убийственное» происхождение термина «дедлайн»

В 1860-х годах «мёртвой линией» была линия внутри или вокруг тюрьмы в США в годы Гражданской войны (1861-1865). Заключенных расстреливали за то, что они пересекли «мёртвую линию». Переход за линию считался попыткой к бегству.

Ров в тюрьме Андерсонвилля

Ров в тюрьме Андерсонвилля

«На двадцать футов (около 6 метров) внутрь и параллельно забору установлены легкие ограждения, образующие «мертвую линию», за которую выступ ступни или даже пальца обязательно принесет смертельную пулю часового».

Легкие ограждения - deadline

Легкие ограждения – deadline

После окончания Гражданской войны слово «дедлайн» стали использовать образно, а в наше время термин связывают с крайним сроком, а не со стрельбой по человеку.

Синонимы и антонимы

Чтобы лучше понять значение слова «дедлайн», посмотрим на похожие и противоположные по смыслу слова:

Синонимы (похожие) Антонимы (противоположные)
  • крайний срок
  • край, предел
  • лимит, лимит времени
  • временное ограничение, рамки
  • дата доставки (поставки)
  • установленный срок, истечение
  • своевременность
  • бесконечность
  • увеличение
  • продление
  • прибавление
  • продолжение
  • неопределенность

Термин можно применять к чему угодно. Срок годности пастеризованного молока – 30 суток, это его дедлайн. Дата погашения платежа по кредиту – 10 число каждого месяца. Снова дедлайн.

Вот как обычно применяется это слово в разговорной речи:

  • Извини, я сегодня задержусь на работе, шеф поставил дедлайн сдачи проекта.
  • Иванов, у нас наклевывается крупный клиент. Нужно подготовить коммерческое предложение. Дедлайн — 12 часов завтрашнего дня.
  • Вы обещали сверстать сайт до пятницы, а сегодня уже понедельник. Ставлю вам дедлайн до завтрашнего дня, если работа не будет выполнена, я буду искать другого исполнителя.

Виды дедлайна и сферы применения

Дедлайн применим ко всему. Мой рабочий день начинается в 9 утра, и это крайний срок, когда я должен оказаться на рабочем месте. При этом из дома нужно выйти не позже 8 часов, а лучше раньше. И это тоже дедлайн. Я купил квартиру в новостройке – в договоре прописан срок сдачи (дедлайн) дома в эксплуатацию. Дедлайн нельзя нарушать, ниже мы рассмотрим, чем это грозит. Рассмотрим основные сферы, в которых применимы дедлайны, на простых примерах.

Дедлайн в рекламе и продажах

В рекламе часто используются крайние сроки (дедлайны) для стимулирования продаж. Маркетологами было выявлено наблюдение, что установка срока психологически действует на клиента и подталкивает его к принятию решения.

Пример – распродажа до 10 января. Черная пятница (всемирный день крупных скидок). Скидки на завтраки до 11 утра. Бизнес-ланчи по выгодной стоимости с 12 до 16 часов. Если не купить товар до этого времени – цена вырастет, и сэкономить не получится.

Для продавцов дедлайн – это конец отчетного периода. Когда я работал руководителем в офисе продаж, наш отчетный период равнялся 1 календарному месяцу. И для нас дедлайном был последний день месяца. Не выполним план продаж – не получим премию.

Дедлайн в законодательстве

Налоги на доходы физических лиц должны быть оплачены до 30 апреля. Не подал декларацию вовремя – будут применяться штрафы.

Штрафы ГИБДД можно оплачивать со скидкой в течение 14 дней после их выставления. Не успел – заплати по полной.

Срок исковой давности по кредиту — 3 года. Если банк за это время не подаст на должника в суд, то кредит можно не платить. Но там есть нюансы, подробнее по ссылке выше.

Дедлайн в журналистике

Выпуск газеты, журнала. Номер должен появиться на прилавках, к примеру, в понедельник в 10 утра. Предварительно его нужно подготовить, проверить, напечатать. Редакторы, журналисты, копирайтеры, дизайнеры бегают по редакции с криками: «дедлайн!». Забавно смотреть на это в фильмах, но не очень – быть участником такого процесса. Можно ли избежать паники, когда дедлайн наступает на пятки? Да! И ниже мы рассмотрим способы, как это сделать.

Дедлайн в журналистике

Понаблюдать со стороны на дедлайны в журналистике можно в фильмах:

  • Дьявол носит прада (2006);
  • Стажер (2015);
  • Сентябрьский номер (2009);
  • Сияние (1980);
  • Мизери (1990).

Для художников, которые сотрудничают с редакциями и издательствами, применимы те же дедлайны, что и в журналистике. Все должно быть готово ко времени выпуска.

Дедлайн в журналистике

Дедлайн у программистов

Для программистов важно завершить работу в установленный срок. Программа, скрипт или сайт должны быть готовы к определенному времени. Программа не начала работать вовремя – заказчик потерял деньги, а программист зарплату.

Видео: Когда наступил дедлайн

Дедлайн в сфере управления проектами

Когда заказчик поручает какой-либо команде или фрилансеру создание проекта (например, рекламная кампания, создание сайта, разработка дизайн-проекта, ремонт в квартире и т.п.), то всегда оговариваются сроки выполнения. Ведь никто не захочет ждать вечность. А если проект многоступенчатый, то каждому этапу присваивается свой срок, который и будет дедлайном. При чем, это выгодно как заказчику, так и исполнителю, который сможет более четко распланировать свою работу и назначать даты работ новым клиентам

Пример ремонта квартиры:

  • Старт работ — 1 июня;
  • До 5 июня предоставить дизайн-проект и согласовать его;
  • С 5 по 7 — демонтаж старого интерьера;
  • С 7 по 10 — монтаж окон, дверей и коммуникаций (электрика, трубы, вентиляция);
  • С 10 по 13 — штукатурка и стяжка;
  • и т.д.

Читайте также  Как научиться быстро печатать на клавиатуре - 8 лучших тренажеров + советы из личного опыта

Дедлайн в кинематографе, фильмы про дедлайн

Чтобы понять, что такое дедлайн в кинематографе, рассмотрим несколько примеров.

Киноакадемия объявляет конкурс, главный приз которого – грант (деньги) на съемку своей картины. Задача – прислать короткометражный фильм на остросоциальную тему (то, что беспокоит всех и будет интересно). Крайний срок сдачи работы – 10 мая. И это – жесткий дедлайн. Работы просто не будут приниматься после 10 числа. Все конкурсанты должны отнестись серьезно к этому заданию, если планируют победить.

Хочу отметить 2 фильма по теме:

  • Дедлайн, 2006, триллер. Российский фильм, повествующий историю сценариста. Сценарий для сериала нужно сдать завтра, а работа еще не начата. Герой прибегает к экстремальным мерам, чтобы сдать работу вовремя;
  • Дедлайн, 2009. США, ужасы, триллер. Главная героиня отправляется в уединенный дом, чтобы закончить работу над сценарием. Но происходящее вокруг попытается помешать ей это сделать.

Видео на десерт: Хошь пей, хошь стирай

Из книг на тему дедлайна можно почитать Тома ДеМарко, чья книга так и называется: «Deadline. Роман об управлении проектами». Книга будет полезна для всех, кто работает с проектами и руководит людьми. Но если промониторить отзывы, то для опытных менеджеров, кто изучил уже не одну книгу на этот счет и может похвастаться большим опытом книга, скорее всего, не откроет ничего нового. В этом плане лучше изучать титанов в области менеджмента, таких как Питер Друкер.

Польза и вред дедлайнов

Дедлайн может помочь каждому в команде идти по верному пути и позволит бизнесу завершить крупный проект с наименьшим стрессом для членов команды. Дедлайны приносят нам и пользу, и вред. Рассмотрим подробнее.

Польза дедлайнов

Главная польза от дедлайнов – соблюдение сроков. Работа с дедлайном помогает четко оценить свои возможности, составить план работы и сфокусироваться на задачах. При написании этой статьи я установил для себя этапы и следовал им. Рассмотрим, какие приемы помогут получить главную выгоду от дедлайнов

Разбивка на этапы

Разбейте крупный проект на этапы и дайте каждому промежуточному процессу конкретный срок исполнения. Дедлайнов, соответственно, будет несколько. Для каждого этапа свой дедлайн и для всего проекта свой.

Основным преимуществом разбивки крупного проекта на мелкие фазы является то, что так проще оценить время, требуемое на реализацию проекта, необходимые ресурсы, а также выстроить понятный, логический процесс. Например, вам нужно создать и запустить сайт. Вроде все просто, однако на деле может всплыть множество неожиданных проблем и вопросов, которые могут застопорить весь процесс и растянуть его по времени на неопределенные сроки.

Вот как-бы выглядел наш проект, разбитый на этапы:

Фокус на задаче

Установка сроков, которые должны быть выполнены, сохраняет работу в фокусе. Если нет крайнего срока, проекты имеют свойство растягиваться. Дедлайны помогают работникам сосредоточиться на главной задаче.

Необходимые ресурсы

Адекватно оцените свои силы. Какие-то этапы возможно лучше перепоручить другим специалистам. Да, вы можете изучить веб-верстку и самостоятельно сделать дизайн сайта, но на это у вас может уйти несколько месяцев. Или можно заплатить фрилансеру, который сэкономит ваше время и выполнит эту задачу более качественно, так как у него больше опыта и знаний. А вы в это время выполните какую-то другую задачу в которой хорошо разбираетесь.

Да, и не забудьте поставить адекватный дедлайн фрилансеру. Некоторые из них набирают проектов в прок и сдают в последнюю очередь те, где заказчики не поставили конкретные сроки выполнения проекта.

Мотивация и чувство выполненного долга

Ничто так не угнетает, как зависший проект, которому нет конца и края. Сотрудник, который успешно и своевременно завершает этап проекта, будет испытывать чувство выполненного долга и удовлетворение от проделанной работы. Он получит заслуженную похвалу. Это поднимет командный дух, замотивирует сотрудника и в дальнейшем укладываться во временные ограничения.

Дедлайн прикол

Вред дедлайнов

Если срок выставлен некорректно (ниже мы рассмотрим, как правильно устанавливать дедлайн), возникает чувство, что задача непосильна. Это порождает стресс. В небольших количествах стресс идет нам на пользу, а в больших – начинает вредить. Пожалуй, в этом и заключается главный вред дедлайна. Если при его установке не были учтены специфические особенности задачи, его легко нарушить.

Последствия срыва дедлайна

Дедлайны при их нарушении приводят к последствиям. Рассмотрим их в порядке от мягких до критичных:

  • Разочарование в собственных силах, стресс. Задача не выполнена, я не справился – это повергает в уныние;
  • Неприятная беседа с руководителем или заказчиком;
  • Потерянное время. Если дедлайн был строгим, и задача не выполнена – она может стать уже ненужной;
  • Потеря денег. И для исполнителя, и для заказчика. Не сданная вовремя статья, невыполненный план, не переведенная заработная плата;
  • Потеря репутации, отказ от дальнейшего сотрудничества, вплоть до увольнения.

Чтобы не допустить срыва дедлайна, рассмотрим частые ошибки и разберем правила, как не допустить нарушений и вовремя выполнять все задачи. Также рассмотрим основы эффективного управления временем (тайм-менеджмент).

Дедлайн - мем

Как правильно ставить дедлайн себе и подчиненным: 5 распространенных ошибок

При правильной постановке дедлайн может значительно увеличить шансы на успех работы. Все советы и рекомендации, которые будут приведены ниже, основаны на практике бизнесменов, тренеров, психологов.

Дедлайн - мем

Ошибка #1: Попытка мотивировать себя долгосрочным дедлайном

Самый мотивирующий крайний срок – тот, который наступит завтра. Британские ученые установили, что среднестатистический студент может выучить китайский язык за 1 ночь перед экзаменом. Конечно, это шутка. Но она наглядно иллюстрирует то, что часто происходит с нами – иллюзия того, что времени на работу еще много, приводит нас к суете и спешке в последний момент.

Написание диплома для студентов – яркий пример. Кажется, что времени впереди очень много, но по факту диплом пишется за неделю, или даже за день до срока сдачи.

Правильнее будет распределить время на написание каждой главы. В этом случае не будет чрезмерной нагрузки, и работа будет выполнена в срок без страха и бессонных ночей. Для этого напишите план диплома и, затем, для каждой главы поставьте дедлайн. Например, защита диплома через три месяца (12 недель). В дипломе 10 разделов. Логично будет на каждую главу выделить неделю. Дедлайн каждой главы будет в воскресенье. Если следовать плану, то диплом будет готов за две недели до сдачи. То есть, будет время для вычитки и внесения последних изменений + останется время на отдых.

deadline

Ошибка #2: Постановка нереальных сроков

Установка нереальных сроков имеет абсолютно обратный эффект. Стоит начать сомневаться, что сможешь вовремя закончить – и не возникнет желания начать.

Например, я проснулся и решил, что я закрою свою ипотеку за 3 месяца (долг перед банком – 1,6 млн. р.). Сам себе установил дедлайн. Есть ли логика в таком сроке? Нет, мой текущий уровень дохода не позволяет погасить кредит настолько быстро, даже если я буду работать в режиме 24/7/365. И я вряд ли возьмусь за выполнение такой задачи.

Верное решение здесь – рассчитать свои возможности. К примеру, я могу вносить сверх ежемесячного платежа 10 т. р, и с помощью таких платежей я смогу досрочно погасить ипотеку за 10 лет. Или же найти дополнительный заработок, и весь доход с него использовать для досрочного погашения ипотечного кредита.

Читайте также  Учет времени (хронометраж) – как быть более эффективным в бизнесе, на работе и дома

Ошибка #3: Установка ограничения по времени там, где просто нужно терпение

Есть вещи, в которых мы не можем контролировать скорость достижения результатов. Установка строгих дедлайнов в этих случаях – рецепт стресса.

Пример из жизни. С приходом весны пошли дожди и крыша лоджии потекла. Я обратился к застройщику.

Новостройка после сдачи дома в эксплуатацию еще минимум 5 лет находится на гарантии, согласно п. 5 ст. 7 ФЗ-214 «О долевом строительстве». Инженер сказал, что восстановительные работы могут быть проведены только тогда, когда среднесуточная температура воздуха будет не ниже +5 градусов. При меньшей температуре используемый раствор отвалится уже через неделю и не решит проблему.

Я хочу, чтобы течь заделали прямо сейчас, и каждый день звоню инженеру. Можно ли здесь установить дедлайн? Нет. Необходимо подождать, пока погодные условия станут подходящими для укладки раствора.

Другой пример – нет полного контроля над тем, сколько вы будете весить в следующем месяце И устанавливать для себя дедлайн весить 55 кг к 1 июня. Но есть контроль над режимом питания и физической нагрузкой. «Подкачаться, похудеть к лету» – так себе дедлайн, если честно. Будет эффективнее установить крайний срок для изменения привычек питания или тренировок, но не ставить крайний срок для определенного веса.

Ошибка #4: Не зафиксированный дедлайн

Записать дедлайн на бумагу – уже половина дела. Зафиксировать можно и в цифровом виде, в заметки или календарь. Обещание, которое вы даете в своей голове, может так и остаться обещанием.

Вариант поддержки извне, если речь идет о жизненных целях – дать публичное обещание о том, что какое-то событие должно произойти не позже энной даты. Покупка машины, квартиры, досрочное погашение ипотеки – все, что действительно важно. Ответственность перед другими, страх провала в глазах друзей будет подталкивать вперед.

Памятка по дедлайну

Читайте также  Записывайте важные мысли с помощью меток [прокачиваем личную эффективность]

Ошибка #5: Установка дедлайна перед изучением возможностей

Иногда установка дедлайна может значительно увеличить время, затрачиваемое на проблему. Это происходит в том случае, если срок выставлен без учета дополнительных возможностей и автоматизации процесса. И тогда выполнение задачи занимает больше времени, чем нужно.

Как пример, можно привести работу наборщика текста. Перепечатка 1 страницы текста занимает, скажем, 30 минут. А если использовать сканер и программу распознавания текста – тот же процесс займет уже 1 минуту. Привлечение дополнительных инструментов помогает сократить сроки выполнения задачи.

Другой пример – скорость пешехода составляет в среднем 5 км/ч. И ставить дедлайн – пройти пешком 150 км за 10 часов – в корне неверно. Важно учитывать реальные возможности и строить планы, исходя из них.

Что делать, если сотрудник регулярно нарушает дедлайн: 5 советов руководителю и рекомендации сотруднику

Пропуск сроков – обычное явление в мире бизнеса. Никто не виноват (или все виноваты), и нет никаких реальных последствий – пока руководитель не проснется однажды утром и не скажет: «Эй, разве мы не должны были закончить этот проект вчера? Что случилось?»

Прежде чем принимать жесткие управленческие решения, попробуйте разобраться в проблеме. Вот что можно сделать.

  • Побеседуйте с сотрудником и спросите, что происходит. Предоставьте ему возможность высказаться. Если у вас возникли проблемы с пониманием того, что является причиной нарушения сроков, попробуйте копнуть глубже, задав такие вопросы, как: «На что мне стоит обратить внимание в этом проекте?» и «Какие вещи мешают?»
  • Поговорите о влиянии нарушенных дедлайнов. Например: «Когда вы поздно перевели деньги в банк, сотрудники остались без зарплаты перед праздниками». Покажите последствия. Вы, как руководитель, видите их очень четко. Подчиненные могут не осознавать полную картину до того, как она будет озвучена.
  • Спросите, какие инструменты использует ваш сотрудник для отслеживания сроков. Кроме того, выделяется ли время для работы над проектами заблаговременно до дедлайна, или работа ведется непосредственно перед ним? Возможно, сотруднику нужны более совершенные системы или дополнительные тренинги по управлению временем.
  • Четко изложите свои ожидания относительно того, что должно измениться в будущем. В этом контексте вы предлагаете свою помощь и возможность верно расставить приоритеты.
  • Поговорите о следующих шагах. Вам нужно, чтобы сотрудник имел четкое представление о том, какие конкретные шаги он предпримет для решения проблемы. В идеале он придумает это самостоятельно, но если не сможет – вы можете четко обозначить, чего вы хотите от подчиненного.

Дайте своему сотруднику выполнить достигнутые договоренности. Если же результата не будет, имеет смысл принимать управленческое решение.

Если посмотреть на проблему со стороны сотрудника, который постоянно нарушает сроки – что-то явно не так. Речь не идет о небольших промахах, речь идет о регулярном, непрекращающемся игнорировании сроков. Возможно, задачи ставятся слишком сложные, и лучше полностью от них отказаться.

Иногда задача может быть выше наших сил. Это совсем не означает, что мы плохие. Холодильник прекрасно охлаждает продукты и сохраняет их свежесть, но чай он нам не заварит. Можно пребывать в стрессе, а можно перейти к другим, более доступным задачам.

Читайте также  Что такое тимбилдинг (командообразование): идеи и сценарии + инструкция как все правильно организовать

Ответы на вопросы

Что такое «редлайн»

Редлайн – от англ. red line – красная линия. Простыми словами – это промежуточный срок сдачи работы. Например, в рекламном агентстве заказана реклама, она должна быть готова к 10 апреля – это дедлайн. Руководитель агентства устанавливает срок сдачи 1 апреля – это редлайн. Между редлайном и дедлайном обязательно должен быть промежуток времени. Наличие редлайна перед окончательной сдачей поможет провести нужные доработки, если они необходимы.

В продажах я выставлял редлайн на предпоследний день месяца. В январе редлайном было 30 число – на конец этого дня все экономические показатели должны быть выполнены на 100%. 31 число – не повод расслабляться, а возможность увеличить свою премию за счет увеличения продаж. Здесь уже шла сосредоточенная работа на деньги – план выполнен, премия максимальная.

В общем смысле – это любой ограничитель, превышение которого пока еще не грозит критичными последствиями. Например, красная отметка на спидометре автомобиля или градусника.

Что такое дедлайн в спорте

Термин «дедлайн» используется в спорте: хоккей, футбол, баскетбол и связан с переходами игроков между командами. Произошел от английского trade deadline – крайний срок торговли, или обмена.

В конце каждого ежегодного спортивного сезона существует так называемое трансферное окно (пауза, во время которой матчи не играются), во время него игроки могут переходить в другие команды и заключать новые контракты. Команды, соответственно, могут привлекать игроков из других команд. Дедлайн – закрытие трансферного окна и начало нового игрового сезона.Пришел дедлайн – все переходы закрываются.

Перманентный дедлайн

Перманентный дедлайн простыми словами можно назвать постоянным. Это состояние. когда вы можете самостоятельно устанавливать для себя ежедневные дедлайны, несмотря на то, что сроки еще позволяют работать без перенапряжения. Работа в таких условиях сопряжена с высоким нервным напряжением и стрессом.

Заключение

В статье мы выяснили, что такое дедлайн, узнали о его значении, последствиях срыва, разработали инструменты для борьбы с ним. Чтобы эффективно работать с дедлайнами и достигать максимальной продуктивности, используйте техники, о которых мы писали:

  • ставьте себе и подчиненным реальные дедлайны;
  • боритесь с прокрастинацией с помощью инструментов тайм-менеджмента;
  • разбивайте задачу на небольшие отрезки – это ускорит срок сдачи работы;
  • общайтесь с вашими сотрудниками, если у них возникают сложности с выполнением дедлайнов.

Зная все о дедлайне, можно возвращаться к работе, чтобы успеть в срок и не страшиться неприятных последствий.

Видео на десерт: 19 счастливчиков, которым дико повезло

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста мышкой и нажмите Ctrl+Enter.

data-full-width-responsive="false">


1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Оцените запись)
Загрузка...

Об авторе

Дмитрий Смирнов

Дмитрий Смирнов

Работаю в банке. В свободное время пишу статьи - это мое хобби, которое стало источником стабильного дохода. Первым шагом в профессии стала работа в городской газете в 17 лет, а потом и в журнале университета. Отлично разбираюсь в банковских продуктах. Меня вдохновляют море и горы. Мечтаю переехать к морю.

avatar
 
smilegrinwinkmrgreenneutralshockunamusedcooloopsrazzrollcryeeklolmadsadexclamationquestionideahmmbegwhewchucklesillyenvyshutmouthlikeunlikebicepsаплодисментысердцеразбитое сердцемешок денегбомбакатаюсь от хохотадумаюподмигиваюулыбаюсьплачутанцуюидея
Добавьте фото или любое изображение
 
 
 
zip, doc, pdf, txt
 
 
 

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: