Как работать в Google Таблицах – пошаговое руководство для новичков

Сергей Сапрыкин
Автор статьи: Сергей Сапрыкин

Гугл таблицы – что это и как пользоваться? Как создать Google таблицу? Как закрепить строку или столбец? Как сделать гугл таблицу доступной для всех? Как работать с фильтрами? Как сохранить в Excel? Ответим на эти и многие другие вопросы в нашей инструкции для новичков.

Google-таблицы – это эволюция классического Excel, но не стоит забывать о том, что это продукты разных корпораций. Основное преимущество продукта от Google – это работа в облаке, которое дает широкие возможности совместной работы над документом в режиме реального времени. Не нужно пересылать файлы и каждый раз думать о том, какая из версий свежее. Не нужно совершать множество лишний телодвижений (сохранить документ, закрыть его, открыть email, найти пользователя, переслать ему файл и т.д.). Достаточно скопировать ссылку из браузера и переслать тут же любым удобным способом, либо отправить ссылку на приглашение к совместной работе из встроенного отправщика. Можно видеть правки, вносимые коллегой, комментировать их и обсуждать прямо в файле. Разработчики Excel (детище Билла Гейтса и компании Microsoft), пытаются не упустить своих позиций и стараются улучшать свой продукт, для чего внедрили интеграцию с облаком OneDrive. Но на практике все это выглядит топорно, приходится совершать больше действий, из-за чего теряется скорость и эффективность работы.

Изучив наш материал, вы станете продвинутым пользователем Google-таблиц. Для удобства освоения, материал состоит из текста со скриншотами, а также снабжен дополнительно видеоуроками. Приступим.

Содержание

Общие вопросы работы с Google-таблицами

Как создать Google таблицу

Чтобы работать с Google таблицами, вам нужен аккаунт в Google. Создайте почту на gmail и авторизуйтесь.

Создайте аккаунт в Google

Создайте аккаунт в Google

Введите в поисковик запрос «гугл таблицы» и кликните на первый сайт в выдаче. Или сразу перейдите на страницу выбора тарифа. Для выполнения большинства задач достаточно будет «Личного тарифа», он бесплатный. Кликните «Открыть Google Таблицы».

Выберите Личный тариф и откройте таблицы

Выберите Личный тариф и откройте таблицы

Чтобы создать новую таблицу – нажмите на «Пустой файл».

Кликните на Пустой файл

Кликните на Пустой файл

Таблица автоматически будет создана, вы увидите ее первый лист, который сразу же сможете начать редактировать.

Новая таблица создана

Новая таблица создана

Создание гугл таблицы и работа с ней

Как открыть в гугл-таблицах файл с компьютера

Чтобы открыть таблицу, созданную на компьютере в программе Microsoft Excel, войдите в гугл-таблицы, кликните “Открыть окно выбора файлов”.

Откройте окно выбора файлов

Откройте окно выбора файлов

Перейдите во вкладку “Загрузка” и выберите файл на компьютере.

Выберите файл с компьютера

Выберите файл с компьютера

Если вы уже создали новую таблицу, кликните “Файл” – “Открыть”. Или воспользуйтесь горячими клавишами Ctrl+O.

Кликните Файл - Открыть

Кликните Файл – Открыть

Выберите нужный файл – вы увидите, как данные сразу появятся на листе.

Видео: Как загрузить таблицу excel в гугл таблицы

Листы: как создать, удалить, скрыть

Для любых действий с листом в таблице кликайте на него правой кнопкой мыши или нажмите на “стрелочку”.

Кликните на стрелочку и выберите нужное действие

Кликните на стрелочку и выберите нужное действие

Далее выбирайте нужное действие:

  1. Переименовать – введите любое название листа.
  2. Копировать – с левой стороны появится копия листа, в названии в скобках будет отмечено “копия”.
  3. Скрыть – лист исчезнет с нижней панели, но его можно будет увидеть в перечне “Все листы”.
Скрытые листы высвечиваются серым

Скрытые листы высвечиваются серым

  1. Удалить – гугл-таблицы выведут диалоговое окно с уточнением “Удалить лист?”, если нажмете “Ок”, лист будет удален.

Чтобы создать новый лист, кликните “+” в правой нижней части экрана.

Кликните для создания нового листа

Кликните для создания нового листа

Видео: Как работать с листами в Google таблицах
Читайте также:  Camtasia Studio 8 - наиполнейшее бесплатное руководство по работе с программой

Режимы работы с таблицей

Есть три режима работы с гугл-таблицей:

  1. Редактор – это главное действующее лицо. Он заполняет и редактирует таблицу, обладает правом предоставления доступа другим пользователям.
  2. Комментатор – второй в иерархии по правам. Доступ для редактирования закрыт, но есть возможность оставлять комментарии и вопросы.
  3. Читатель – у него нет никаких прав, кроме просмотра документа.

Ниже подробнее рассмотрим как применяются эти режимы в жизни.

Если таблица создана не вами и у вас нет прав на комментирование/редактирование – нужно запрашивать доступ на эти действия у пользователя, который создал таблицу.

Запросите доступ к таблице

Запросите доступ к таблице

Видео: Режимы доступа в Google таблицах

Как открыть доступ к таблице

В правом верхнем углу кликните “Настройки доступа”.

Кликните на Настройки доступа

Кликните на Настройки доступа

Введите адрес пользователя, которому хотите открыть доступ к таблице.

Введите электронный адрес на gmail

Введите электронный адрес на gmail

Далее выберите режим работы: читатель, комментатор или редактор. Режим впоследствии можно будет легко изменить.

Выберите режим работы с таблицей

Выберите режим работы с таблицей

Если вы хотите, чтобы определенный пользователь только просмотрел вашу таблицу – откройте ему доступ как читателю. Если нужно что-то обсудить по поводу материала таблицы – подойдет режим “Комментатор”. Если же вы хотите создать таблицу совместно с кем-то, разрешать определенному пользователю вносить в нее правки – откройте этому человеку доступ как “Редактору”.

Если не хотите, чтобы пользователь получал уведомление об открытии доступа – уберите галочку с пункта “Отправить уведомление”.

Уберите галочку, если не хотите отправлять уведомление

Уберите галочку, если не хотите отправлять уведомление

Нажмите “Отправить”.

Нажмите Отправить

Нажмите Отправить

Другой вариант – откройте доступ к документу по ссылке. Для этого сначала кликните “Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка”.

Разрешите доступ всем, у кого есть ссылка

Разрешите доступ всем, у кого есть ссылка

Выберите режим работы, который будет у каждого, кому вы отправите ссылку.

Выберите режим доступа

Выберите режим доступа

Скопируйте ссылку на документ, нажмите “Готово”. Теперь разошлите ссылку нужным пользователям.

Скопируйте ссылку и нажмите Готово

Скопируйте ссылку и нажмите Готово

Вы всегда сможете отключить доступ по ссылке в один клик, сделать его снова выборочным – по e-mail адресам.

Видео: Как создать гугл таблицу с общим доступом
Читайте также:  Как скачать видео с Ютуба бесплатно на компьютер, телефон или планшет - 7 способов + 17 популярных сервисов

Как скачать таблицу на компьютер

Кликните “Файл” – “Скачать”.

Кликните Файл - Скачать

Кликните Файл – Скачать

Далее выберите формат, в котором хотите скачать таблицу. Самых популярных форматов три:

  1. XLSX – таблица скачивается как файл для программы Microsoft Office Excel.
  2. Веб-страница – скачивается таблица в формате .html и ZIP-архив с изображениями. Очень удобно, если надо отделить картинки от текстового содержимого таблицы. Обратите внимание, картинки в архиве будут расположены рандомно, не по порядку.
  3. PDF-документ.

После выбора нужного формата таблица автоматически скачается на компьютер. Открывайте и используйте.

Видео: Как скачать Google таблицу на компьютер

Как посмотреть историю изменений

Перейдите в “Файл” – “История версий”.

Откройте историю версий

Откройте историю версий

Откроется история всех версий гугл-таблицы. Под названием каждой версии будут указаны имя и фамилия пользователя, который вносил в нее изменения.

История версий с указанием времени и имени автора

История версий с указанием времени и имени автора

Изменения могут быть отображены или скрыты – поставьте галочку напротив пункта “Показать изменения”, чтобы настроить этот параметр.

Вы можете поставить или убрать галочку

Вы можете поставить или убрать галочку напротив пункта Показать изменения

Если вы кликнете “Восстановить эту версию” – та версия, которую вы просматриваете, будет восстановлена. Изменения, которые были сделаны после нее вами или другими пользователями, будут удалены.

Восстановите нужную версию

Восстановите нужную версию

Вы также можете скопировать одну из версий таблицы. Нажмите на три вертикальные точки, выберите “Создать копию”.

Создайте копию версии

Создайте копию версии

Гугл-таблицы спросят, куда нужно сохранить копию.

Выберите, куда сохранить копию

Выберите, куда сохранить копию

Например, вы можете сохранить копию таблицы в папку “Мой диск”. Если поставите галочку напротив “Скопировать настройки доступа” – таблицу смогут просматривать или править те же люди, которые работали с исходником.

Сохранять копии версий можно только в папки.

Копировать версии можно только в папки

Копировать версии можно только в папки

Видео: Как посмотреть историю изменений Google таблицы

Как оставить комментарий и примечание

Комментарии нужны в том случае, если надо что-то обсудить. Например, один из сотрудников фирмы внес данные, в которых вы сомневаетесь. Чтобы не объяснять сотруднику, где именно сомнительные данные, вы просто оставляете комментарий к нужной ячейке. Сотрудник видит ваш комментарий и отвечает на него, а вы после этого получаете уведомление о его ответе.

Примечания – это пометки, которые вы не хотите вставлять в саму таблицу, но о которых не хотите забывать.

Кликните по ячейке правой кнопкой мыши, выберите “Добавить комментарий” или “Вставить примечание”.

Как оставить комментарий или примечание

Как оставить комментарий или примечание

Введите текст. Чтобы оставить комментарий, его нужно отправить – нажмите на кнопку “Добавить” или используйте горячие клавиши Ctrl+Enter.

Добавьте комментарий

Добавьте комментарий

Примечания отправлять не нужно, они остаются в таблице сразу после набора.

Примечания добавлять не нужно

Примечания добавлять не нужно

Чтобы ответить на комментарий, кликните на него и введите ответ.

Кликните на комментарий и введите ответ

Кликните на комментарий и введите ответ

Отвечать на примечания нельзя.

Чтобы изменить комментарий, кликните “Другие параметры” и выберите “Изменить”. Чтобы удалить – выберите “Удалить” или кликните “Решено”.

Другие параметры комментария

Другие параметры комментария

Для удаления примечания просто удалите текст с помощью клавиши BackSpace, Delete или кликните на ячейку правой кнопкой мыши, выберите “Удалить примечания.

Как удалить примечания

Как удалить примечания

Если хотите посмотреть историю комментариев или восстановить комментарии в таблице – кликните “Показать историю комментариев”.

Показать историю комментариев

Показать историю комментариев

Вы увидите перечень всех комментариев и ответов на них.

История комментариев

История комментариев

Любой комментарий можно открыть повторно.

Видео: Как оставить комментарий или примечание в Google таблице
Читайте также:  Что такое логин и пароль, как их создать и где лучше хранить

Форматы данных в Google таблице

Если вы вводите в таблицу данные определенного формата (числа, проценты, валюту, даты) – лучше указывать формат, чтобы было проще работать с данными.

Если хотите задать формат данных – перейдите в “Формат”, выберите “Числа”.

Форматы данных

Форматы данных

В гугл-таблице есть несколько основных форматов данных:

  • Текстовый – для ввода только текстовой информации.
  • Числовой – для ввода чисел. Можно настроить количество знаков после запятой, округление чисел и др. параметры.
  • Дата – вводятся даты (число и месяц определенного года), гугл-таблицы подключают к ячейке с датами календарь.
  • Финансы – рядом с числом указывается валюта.
  • Процент – рядом с числом прописывается знак процента.

Есть и другие, менее популярные форматы данных, вы можете использовать их по своему усмотрению.

Видео: Основные форматы данных в гугл таблице

Как изменить шрифт

Кликните по ячейке, в которой хотите изменить шрифт или выберите диапазон ячеек. Далее выберите “Размер шрифта” в соответствующем поле на панели инструментов. Размер шрифта вы можете выбирать или задавать произвольно.

Измените шрифт

Измените шрифт

В гугл-таблицах доступны четыре типа начертаний: полужирный, курсив, зачеркнутый, подчеркнутый. Если не каждый тип отображается на панели инструментов – перейдите в “Формат” и выберите нужный.

Измените начертание

Измените начертание

Видео: Как изменить шрифт в Google таблице

Как изменить цвет текста или фона

В гугл-таблицах можно менять цвет текста или фона в одной ячейке или в нескольких. Кликните на нужную ячейку или выделите диапазон ячеек, затем выберите инструмент “Цвет текста” – для изменения окраски текста.

Измените цвет текста

Измените цвет текста

Или “Цвет заливки” – для изменения фона.

Измените цвет фона

Измените цвет фона

В палитре таблиц доступны все существующие цвета – выбирайте любой.

Видео: Как изменить цвет текста или фона

Как изменить выравнивание текста

Текст в гугл-таблицах можно выравнивать по горизонтали или вертикали. Текст по горизонтали может быть выровнен по левому или правому краям или по центру.

Выравнивание по горизонтали

Выравнивание по горизонтали

По вертикали текст можно выравнивать посередине, по верхнему или нижнему краям ячейки.

Выравнивание по вертикали

Выравнивание по вертикали

Выравнивание по вертикали нужно в том случае, если у вас крупные ячейки. Если вы вручную не меняли размер ячеек, различия в выравнивании по вертикали будут почти незаметны.

Видео: Как изменить выравнивание текста в Google таблице
Читайте также:  Как правильно составить резюме на работу 2020 - скачать образец (шаблон) + секретная формула, которая сразит работодателя наповал

Как изменить масштаб Google таблицы

Чтобы увеличить или уменьшить гугл-таблицу, выберите инструмент “Масштаб” на панели инструментов или в меню “Вид”. Отметьте нужное значение масштаба или укажите его вручную.

Измените масштаб

Вы также можете менять размер веб-страницы в целом. Чтобы это сделать, удерживайте клавишу Ctrl и нажимайте “+” для увеличения масштаба или “-” для уменьшения.

Видео: Как изменить масштаб Google таблицы

Как нарисовать границы в таблице

Кликните по ячейке, для которой хотите нарисовать границы или выберите диапазон ячеек. Нажмите на инструмент “Границы” на панели инструментов. Вы можете прорисовать все границы или же сделать их только внешними/внутренними. Можете рисовать каждую границу по отдельности.

Прорисуйте границы

Прорисуйте границы

Чтобы изменить границы, лучше сначала кликните “Убрать границы”, а потом прорисуйте их заново.

Уберите границы

Уберите границы

В “Стиле границ” вы можете менять толщину линий и их тип, например, делать линии не сплошными, а прерывистыми.

Измените стиль границ

Измените стиль границ

Вы также можете менять цвет всех границ или некоторых из них. Чтобы изменить цвет, нужно сначала выбрать нужный оттенок, а после нарисовать границу.

Измените цвет границ

Измените цвет границ

Если граница уже нарисована и вы хотите изменить цвет – уберите ее, выберите оттенок цвета и нарисуйте заново.

Видео: Как нарисовать границы в Google таблице

Как сделать перенос текста в ячейках

Чтобы данные в таблице отображались корректно, нужно настроить в ней переносы текста. Выберите ячейку или диапазон ячеек, далее выберите инструмент “Перенос текста”.

Настройте переносы текста

Настройте переносы текста

Здесь доступны три опции:

  1. Перекрывать соседние ячейки – текст будет выходить за границы ячейки.
  2. Переносить по словам – те слова, которые выходят за границу, будут перенесены на новую строку в ячейке.
  3. Обрезать текст – текст не будет виден за границей ячейки, но при двойном клике на ячейку будет отображаться полностью.
Видео: Перенос текста в ячейках Google таблицы

Как удалить данные из Google таблицы или временно их скрыть

Кликните на ячейку или выделите диапазон ячеек и нажмите Delete на клавиатуре. На месте удаленного фрагмента таблицы будет пустое место, все остальные данные никуда не сдвинутся.

Если вам нужно удалить ячейки со сдвигом данных влево или вверх – выделите их, нажмите “Правка” – “Удалить”. Вам будет предложено выбрать: со сдвигом вверх или влево.

Удалите ячейки

Удалите ячейки

Если какие-то строки или столбцы просто временно не нужны, их можно скрыть. Нажмите на строку/столбец правой кнопкой мыши, выберите “Скрыть” – данные будут спрятаны.

Скройте строки

Скройте строки

Видео: Как удалить данные из Google таблицы

Как сделать ссылку на другую таблицу, ячейку или сайт

Кликните на ячейку правой кнопкой мыши, выберите пункт “Ссылка” или нажмите сочетание клавиш Ctrl+K.

Добавьте ссылку

Добавьте ссылку

Ссылаться можно на:

  • сторонний сайт или таблицу;
  • другой лист открытой таблицы;
  • диапазон ячеек открытого листа или другого листа открытой таблицы.

Ссылку после добавления можно копировать, редактировать или удалять. При наведении курсора на ссылку Гугл-таблицы будут высвечивать название сайта/листа/диапазона, на который ведет ссылка.

Наведите курсор, чтобы увидеть название сайта или документа

Наведите курсор, чтобы увидеть название сайта или документа

Видео: Как сделать ссылку в Google таблице на другую таблицу, ячейку или сайт

Как закрепить строку или столбец

Закреплять нужно те данные, которые вы хотите видеть постоянно, даже при прокручивании таблицы. Чтобы это сделать, выделите строку или столбец, перейдите в “Вид”, выберите “Закрепить”.

Закрепите строку

Закрепите строку

Закрепленные строки и столбцы будут визуально выделены.

Закрепленная строка визуально выделена

Закрепленная строка визуально выделена

Видео: Как закрепить строку или столбец в Google таблице
Основы работы в программе Фотошоп
Обучающий курс: Основы работы в программе Фотошоп – В этом курсе вас ждут уроки, которые научат основам работы в программе Photoshop. Вы научитесь создавать документы, вставлять в них различные фото, картинки из интернета, вырезать фон, накладывать другие элементы и т.д

Как перемещать строки и столбцы целиком

Удобнее всего перемещать простым перетаскиванием. Выделите ячейки или столбцы, подведите курсор к границе диапазона так, чтобы он принял форму руки, зажмите и перетащите в нужное место.

Выделите листы и зажмите для перетаскивания

Выделите листы и зажмите для перетаскивания

Другой способ – выделите строку или столбец или несколько строк и столбцов, кликните “Правка”, выберите “Переместить”.

Перемещение через Правку

Перемещение через Правку

Это времязатратно, потому что строки перемещаются только на уровень одной строки, столбцы – на уровень одного столбца.

Видео: Как перемещать строки и столбцы целиком в Google таблице

Как удалить Google таблицу

Кликните “Файл”, выберите “Удалить” – таблица будет перемещена в корзину.

Удалите таблицу

Удалите таблицу

Если таблица у вас не открыта и на экране перечень созданных таблиц, кликните на три вертикальные точки рядом с нужной таблицей и нажмите “Удалить”.

Кликните для удаления таблицы

Кликните для удаления таблицы

Видео: Как удалить Google таблицу

Как восстановить удаленную Google таблицу

Перейдите на гугл-диск. В меню слева выберите “Корзина”. Найдите в корзине нужную таблицу, кликните на нее правой кнопкой мыши и выберите “Восстановить”.

Восстановите таблицу

Восстановите таблицу

Таблица будет восстановлена, вы сможете увидеть ее в той папке, где она находилась ранее.

Видео: Как восстановить удаленную Google таблицу

Как защитить данные от редактирования

Выделите нужные строки, столбцы или ячейки, кликните на них правой кнопкой мыши, выберите “Защитить диапазон”.

Защитите диапазон

Защитите диапазон

В открывшемся окне нажмите “Задать разрешения”.

Задайте разрешения

Задайте разрешения

Пропишите электронные адреса пользователей, которым разрешается редактировать определенные диапазоны – введите их e-mail и нажмите “Готово”.

Разрешите редактирование определенным пользователям

Разрешите редактирование определенным пользователям

После этого остальные пользователи, у которых есть доступ к общему редактированию таблицы, не смогут вносить изменения в указанный диапазон.

Вы также можете не запрещать редактирование данных полностью, а лишь показывать предупреждение. Оно будет выглядеть так: “Вы собираетесь редактировать защищенный диапазон”. Чтобы это сделать, вместо прописывания электронных адресов выберите опцию “Показывать предупреждение”. И нажмите “Готово”.

Выберите опцию Показывать предупреждение

Выберите опцию Показывать предупреждение

Когда сторонний пользователь попытается отредактировать диапазон, он увидит предупреждение, но, нажав “Ок”, все равно сможет внести изменения.

Предупреждение при редактировании защищенного диапазона

Предупреждение при редактировании защищенного диапазона

Видео: Как защитить данные от редактирования в Google таблице

Как задать условия форматирования

Если вы хотите настроить автоматическое форматирование какого-то диапазона ячеек, выделите этот диапазон, перейдите в “Формат”, выберите “Условное форматирование”.

Настройте условное форматирование

Настройте условное форматирование

Затем выберите правило форматирования – при каком условии гугл-таблицам нужно будет автоматически форматировать диапазон. Например, если число в ячейке больше “100”, нужно закрасить ячейку в зеленый. Кликните “Готово”.

Задайте правила условного форматирования

Задайте правила условного форматирования

Для одного и того же диапазона можно добавлять несколько правил условного форматирования. Например, можно добавить второе условие: если в той же ячейке число меньше 100, нужно выделить ячейку красным и перечеркнуть число.

Несколько правил условного форматирования для одной ячейки

Несколько правил условного форматирования для одной ячейки

Видео: Как настроить условное форматирование в Google таблице

Как сортировать данные

Выберите столбец или несколько столбцов, которые хотите сортировать. Перейдите в “Данные” – “Сортировка”. Выберите сортировку в прямом или обратном порядке.

Отсортируйте данные

Отсортируйте данные

Если хотите сортировать весь лист – достаточно кликнуть на ячейку того столбца, по которому хотите выполнить сортировку. Далее нужно перейти в “Данные” и выбрать “Сортировать по столбцу … от Я до А” или “… от А до Я”.

Отсортируйте лист по столбцу

Отсортируйте лист по столбцу

Видео: Как сортировать данные в Google таблице

Как создать фильтр

Выделите столбец или диапазон. Кликните “Данные” – “Создать фильтр”.

Создайте фильтр

Создайте фильтр

Кликните на значок фильтра в правом верхнем углу столбца или диапазона и настройте условия фильтрации.

Кликните для настройки условий фильтрации

Кликните для настройки условий фильтрации

Фильтровать данные можно по цвету, значению (например, по алфавиту или по длине), либо по индивидуально заданному условию.

Настройте фильтр

Настройте фильтр

Чтобы удалить фильтр, перейдите в “Данные”, кликните “Отключить фильтр”.

Отключите фильтр

Отключите фильтр

Видео: Фильтр в Google таблицах

Как проверить данные на соответствие заданным правилам

Выделите нужный диапазон, перейдите в “Данные”, выберите “Настроить проверку данных”.

Настройте проверку данных

Настройте проверку данных

Введите требуемое условие: например, чтобы в ячейках был только текст, только числа или даты, либо чтобы одновременно выполнялось несколько условий.

Введите условия проверки данных

Введите условия проверки данных

Если пользователь вводит неверные данные, вы можете настроить автоматическое предупреждение или запретить ввод неверных данных.

Также можно настроить справку, которая будет высвечиваться в виде красного треугольника в правом верхнем углу таблицы. При подведении к нему курсора, будет появляться пояснение с тем текстом, который вы укажете для “неправильных” данных.

Справка для неправильных данных

Справка для неправильных данных

Видео: Как настроить проверку данных в Google таблице

Как создать сводную таблицу

Поясню сразу на примере. У вас есть несколько тем по биологии, к которым вы подбираете цитаты из научных трудов. Типов источников цитат три: книги, журналы, газеты. Надо посчитать, сколько цитат суммарно собрано из каждого источника.

Сделайте заголовки в исходной таблице, чтобы удобнее было делать сводную.

Исходная таблица

Исходная таблица

Перейдите в “Данные”, кликните “Создать сводную таблицу”.

Создайте сводную таблицу

Создайте сводную таблицу

Выделите диапазон данных – либо всю таблицу, либо только Источник и Число цитат, не важно. Гугл-таблицы предложат создать сводную таблицу в исходной или на новом листе – выберите наиболее удобный вариант. Я предпочитаю новый лист.

Выделите диапазон и выберите лист

Выделите диапазон и выберите лист

Нажмите “Создать”. Далее в поле “Строки” укажите, по данным из какого столбца вы хотите собрать сводную информацию. Нас интересуют источники, поэтому выбираю “Источник”.

Выберите данные для строк

Выберите данные для строк

В поле “Значение” выберите тип данных, который вам нужен. Нам нужно “Количество цитат”.

Выберите данные для значений

Выберите данные для значений

Сервис автоматически все просуммирует и выдаст результат.

Сводная таблица готова

Сводная таблица готова

Сводные таблицы вы можете оформлять, использовать в них фильтры и сортировку.

Видео: Как создать сводную таблицу в Google таблицах

Как сделать график или диаграмму

Выделите диапазон данных, которые хотите представить в формате диаграммы или графика, перейдите во “Вставка” – “Диаграмма”.

Создайте диаграмму

Создайте диаграмму

Далее настройте диаграмму: выберите наиболее подходящий формат, отметьте, нужны ли вам метки, все ли данные из выделенного диапазона вы хотите отображать.

Диаграмма создана

Диаграмма создана

В “Дополнительных” настройках выберите заливку для диаграммы, настройте цвет линий, другие параметры отображения.

Дополнительные настройки диаграммы

Дополнительные настройки диаграммы

Видео: Как создать диаграмму в Google таблице

Как опубликовать диаграмму из таблиц на сайте

Кликните на три вертикальные точки в верхнем правом углу диаграммы. Если хотите опубликовать ее просто как картинку – выберите “Скачать”, скачайте в формате PNG.

Скачайте диаграмму как рисунок

Скачайте диаграмму как рисунок

Если хотите публиковать как встраиваемый код – нажмите “Опубликовать”, опубликуйте диаграмму в открытом доступе.

Опубликуйте диаграмму

Опубликуйте диаграмму

Гугл сгенерирует ссылку на нее и отдельный код – копируйте их и публикуйте материал где угодно.

Копируйте код диаграммы и публикуйте на сайте

Копируйте код диаграммы и публикуйте на сайте

Видео: Как опубликовать диаграмму из Google таблиц на сайте

Как сделать Google-форму из таблицы

Гугл-формы нужны для проведения разного рода опросов. В форме вы можете прописать несколько вопросов, сделать текстовые поля для свободных ответов или предложить варианты ответа, а потом распространять ссылку на форму по Интернету или отправить нужным людям по email, в соцсетях или мессенджерах. Все ответы, которые впишут участники опроса, будут отображены в вашей гугл-таблице.

Кликните “Инструменты” – “Создать форму”.

Создайте форму

Создайте форму

Введите вопросы, которые вас интересуют, оформите их. Если вопрос будет отмечен как “Обязательный” – пользователь не сможет отправить форму, не ответив на него.

Пропишите вопросы

Пропишите вопросы

После создания формы в вашей таблице автоматически появится лист “Ответы на форму”. В нем будет отдельная колонка для ответов по каждому вопросу. Также будет присутствовать колонка с указанием времени, в которое форма была заполнена. Данные будут появляться автоматически после отправки формы очередным пользователем.

Ответы на форму

Ответы на форму

Видео: Работа с Google формами

Это все общие вопросы работы с таблицами, дальше я расскажу про самые важные функции.

Читайте также:  Что такое YouTube и как им пользоваться, зачем он нужен и какие дает возможности + секреты и лайфхаки

ТОП-15 функций Google Таблиц

Как посчитать длину строки

Эта функция может быть полезна вебмастерам, которые хотят определить длину тайтлов, заголовков или дескрипшена в статьях, выгрузив эти материалы в гугл-таблицы.

Кликните ячейку, введите без кавычек “=длстр”, далее в скобках укажите номер ячейки, символы из которой хотите посчитать.

Символы считаются с пробелами.

Формула: “=длстр(номер ячейки)”.

Пример: “=длстр(А1)”.

Как посчитать длину строки

Как посчитать длину строки

Гугл-таблицы автоматически переводят формулы, записанные на русском языке, на английские аналоги, поэтому на всех моих скринах формулы будут прописаны на английском.

Видео: Как посчитать длину строки в Google таблице

Как удалить лишние пробелы из таблицы

Будут удалены двойные пробелы и пробелы перед словом.

Формула: “=сжпробелы(номер ячейки)”.

Пример: “=сжпробелы(А1)”.

Как удалить лишние пробелы

Как удалить лишние пробелы

Видео: Как удалить лишние пробелы в Google таблице

Функция ВПР

ВПР расшифровывается как “Вертикальный просмотр”. Функция позволяет находить данные, которые соответствуют какому-то числу или тексту и показывать их в определенной ячейке.

Формула: “=впр(номер ячейки 1;диапазон ячеек для поиска;номер столбца, в котором надо находить соответствие)”.

Пример: “=впр(D7;A11-B13;2)”.

Формула “=впр(D7;A11-B13;2)” означает, что во втором столбце диапазона A11-B13 надо найти данные, левее от которых (в первом столбце) находятся те же числа или тот же текст, что и в ячейке D7.

Функция ВПР

Функция ВПР

Видео: Функция ВПР в Google таблицах

Функция ЕСЛИ

Функция ЕСЛИ позволяет прописывать в гугл-таблицах любые условия. Формулу этой функции надо знать, чтобы уметь использовать ее для самых разных целей. Например, вы хотите, чтобы цвет ячеек менялся на зеленый, если вводимое число больше определенного значения, или на красный, если меньше. Или, допустим, вы скачали ключевые слова с количеством запросов и хотите вычеркнуть те фразы, количество запросов по которым меньше определенного значения. Для этого аналогично пригодится “Если”.

Формула: “=если(условие;следствие выполнения условия;следствие невыполнения условия)”.

Пример: “=если(B1>B2;“расчет верен”;“расчет неверен”)”.

Если число в ячейке B2 будет меньше числа в ячейке B1, в той ячейке, куда вписана формула, появятся слова “расчет верен”. Если число B2 больше или равно B1, появятся слова “расчет неверен”.

Функция Если

Функция Если

Видео: Функция ЕСЛИ в Google таблицах

Функция ЕСЛИОШИБКА

Если вычисление по какой-то формуле невозможно, функция ЕСЛИОШИБКА выдаст “человекопонятное” объяснение, а не непонятный код.

Формула: “=еслиошибка(исходная формула;“текст, который нужно показать, если подсчеты по формуле невозможны”)”.

Пример: “=еслиошибка(A1/B1;“проверить данные”)”.

Если у вас в ячейке B1 будет ноль, то расчеты по формуле будут невозможны, потому что делить на ноль нельзя, и гугл-таблицы выдадут сообщение: “проверить данные”.

Функция Еслиошибка

Функция Еслиошибка

Видео: Функция ЕСЛИОШИБКА в Google таблицах

Функция СУММЕСЛИ

Функция СУММЕСЛИ будет суммировать данные определенного диапазона, которые удовлетворяют какому-то условию.

Формула: “=суммесли(диапазон;“условие”)”.

Пример: “=суммесли(А1:А10;“>500”)”. В ячейке будет показана сумма чисел диапазона А1:А10, которые больше 500.

Функция Суммесли

Функция Суммесли

Видео: Функция СУММЕСЛИ в Google таблицах

Функция СЧЁТЕСЛИ

Функция СЧЁТЕСЛИ (обратите внимание, писать нужно с Ё) считает количество ячеек, которые удовлетворяют определенному условию.

Формула: “=счётесли(диапазон;“условие”)”.

Пример: “=счётесли(А1:А10;“>500”)”.

В ячейке с формулой будет указано количество ячеек диапазона А1:А10, числа в которых больше 500.

Функция Счётесли

Функция Счётесли

Видео: Функция СЧЁТЕСЛИ в Google таблицах

Функция СТРОЧН

Функция СТРОЧН меняет заглавные буквы на строчные.

Формула: “=строчн(номер ячейки)”.

Пример: “=строчн(А15)”.

Функция Строчн

Функция Строчн

Видео: Функция СТРОЧН в Google таблицах

Функция ПРОПНАЧ

Эта функция делает первую букву текста в ячейке прописной.

Формула: “=пропнач(номер ячейки)”.

Пример: “=пропнач(А20)”.

Функция Пропнач

Функция Пропнач

Видео: Функция ПРОПНАЧ в Google таблицах

Функция ПРОПИСН

Функция ПРОПИСН позволяет сделать все буквы прописными.

Формула: “=прописн(номер ячейки)”.

Пример: “=прописн(А20)”.

Функция Прописн

Функция Прописн

Видео: Функция ПРОПИСН в Google таблицах

Функция СОВПАД

Функция СОВПАД проверяет, совпадают данные в ячейках или нет.

Формула: “=совпад(номер первой ячейки;номер второй ячейки)”.

Пример: “=совпад(А1;B1)”.

Если данные совпадают, в ячейке будет написано “True” (правда), если нет – “False” (ложь).

Функция Совпад

Функция Совпад

Данные ячеек A1 и B1 не совпадают, потому что в B1 есть пробел перед именем. Отсюда значение “False”. Данные A2 и B2 совпадают полностью, поэтому результат проверки – True.

Видео: Функция СОВПАД в Google таблицах

Функция ЛЕВСИМВ

Функция ЛЕВСИМВ показывает несколько первых символов определенной ячейки. Она может быть полезна вебмастерам, которые хотят узнать, как выглядят тайтлы в поисковиках (поисковик показывает первые 60 символов тайтла).

Формула: “=левсимв(номер ячейки;количество символов, которые нужно показать)”.

Пример: “=левсимв(А1;60)”.

Функция Левсимв

Функция Левсимв

Видео: Функция ЛЕВСИМВ в Google таблицах

Функция ИЛИ

Функция ИЛИ показывает значение “True”, если хотя бы одно из условий, указанных в формуле, верно. Если все условия не верны, будет значение “False”.

Формула: “=или(условие1;условие2)”.

Пример: “=или(B1/C1=A1;C1>D1)”.

Функция выдаст значение “True” если результат деления данных B1 на C1 будет больше значения ячейки A1 или если значение ячейки C1 будет больше чем D1. Или если выполняются оба условия. Если оба условия не выполняются – будет значение “False”.

Функция Или

Функция Или

В первом случае выполнены оба условия, во втором – только первое (одно из двух), в третьем – ни одного, поэтому в третьей строке значение “False”.

Видео: Функция ИЛИ в Google таблицах

Функция И

Функция И выдает значение “True” если выполняются все условия, прописанные в формуле. Если хотя бы одно условие не выполнено – будет значение “False”.

Формула: “=и(условие1;условие2)”.

Пример: “=и(B1/C1=A1;C1>D1)”.

Функция выдаст значение “True” если результат деления данных B1 на C1 будет больше значения ячейки A1 и если значение ячейки C1 будет больше чем D1. Если хотя бы одно из этих условий не выполняется – результат будет “False”.

Функция И

Функция И

Оба условия выполняются только в первой строке, поэтому в E1 у нас “True”, в остальных ячейках – “False”.

Видео: Функция И в Google таблицах

Функция СЦЕПИТЬ

Функция СЦЕПИТЬ объединяет данные нескольких ячеек в одну – сцепляет. Сцепка может происходить с пробелами или без пробелов.

Формула сцепки без пробелов: “=сцепить(номер ячейки 1;номер ячейки 2)”.

Пример сцепки без пробелов: “=сцепить(А1;В1)”.

Функция Сцепить без пробелов

Функция Сцепить без пробелов

Формула сцепки с пробелами: “=сцепить(номер ячейки 1;“ ”;номер ячейки 2)”.

Пример сцепки с пробелами: “=сцепить(А1;“ ”;В1)”.

Формула Сцепить с пробелами

Формула Сцепить с пробелами

Видео: Функция СЦЕПИТЬ в Google таблицах

Заключение

Давайте подведем итоги и еще раз озвучим основные преимущества гугл-таблиц:

  • Здесь есть абсолютно все функции, которые присутствуют в Microsoft Excel.
  • Вы можете открыть доступ к просмотру, комментированию или редактированию таблиц любому человеку. Не надо будет высылать ему файлы по почте.
  • В Google-таблицах есть история версий – можно просмотреть каждое изменение, которое вносите вы или другой человек, отменить его, восстановить одну из предшествующих версий.
  • В гугл-таблицах можно оставлять комментарии и отвечать на комментарии других пользователей. Все комментарии остаются в “Истории”, их можно открыть повторно даже после удаления.
  • Таблицы не будут занимать место на вашем компьютере. Они хранятся на Google Диске в интернете.
  • Любую таблицу можно скачать и открыть в Excel.

Видео на десерт: Как ФБР Поймало Самого Разыскиваемого Хакера в Истории

Об авторе

Сергей Сапрыкин

Сергей Сапрыкин

Окончил Дальневосточный федеральный университет с отличием по программе "Мехатроника и робототехника". В настоящий момент продолжаю учиться в магистратуре по этому же направлению. Зарабатывать в интернете стал с 2014 года, в возрасте 16 лет. Изучил все самые популярные способы заработка в интернете. Делюсь полученным опытом на страницах блога Мой Рубль.

Комментарии