Как облегчить свою жизнь и быть эффективнее с помощью DropBox

В этой статье хочу рассказать про сервис Dropbox, который помогает мне в работе и жизни. Для тех же, кто не знаком что такое Dropbox – мы заодно скачаем его бесплатно, установим на свой компьютер и сделаем все необходимые настройки.

Dropbox – это специальный сервис, который позволяет хранить удаленно различные файлы и синхронизировать их на разных компьютерах. Каждый из нас пользовался флешками для того, чтобы передавать какие-нибудь файлы. Так вот Dropbox – это такая же флешка, только виртуальная, которую не нужно носить с собой и каждый раз вставлять в компьютер.

Для чего мы обычно пользуемся флешками? Например, когда мы в последний раз ездили в отпуск и привезли оттуда кучу фотографий, я закачал часть из них на флешку, с которой мы пошли в гости к родителям и там посмотрели фотки на их телевизоре.

Вот еще пример, когда мы подавали документы на грант, то я закачивал на флешку различные документы, такие как Положение по гранту, список документов, образец бизнес-плана и т.д. Далее я скачивал с этой флешки документы на свой рабочий компьютер и заполнял их.

Это все частные примеры, которые я привел для лучшего понимания сути работы данного сервиса для тех людей, которые им никогда не пользовались и никогда не слышали про него.

Лично для меня сейчас данный сервис особо актуален из-за возможности получить доступ к определенным документам с разных устройств (компьютер, ноутбук, планшет, телефон).

Если раньше, когда я работал дома, у меня не было острой необходимости в дропбоксе, то сейчас, когда я снимаю для работы офис – мне этот сервис значительно облегчает работу.

У меня несколько компьютеров: один на работе, второй дома. Также у меня есть нетбук, планшет, а также смартфон позволяет делать некоторые вещи, такие как проверка почты и т.п.

Рабочий день у меня не регламентированный. Я конечно же стараюсь придерживаться какого-то графика. Но если, к примеру, я решил до обеда поработать дома, то мне может понадобиться доступ к каким-то рабочим документам.

Для этих целей на рабочем компьютере в офисе я когда-то давно создал папку Бизнес. В ней содержится много всего интересного. Естественно, я каждый день постоянно работаю с документами, которые содержатся в этой папке. Это различные Excel-файлы, вордовские документы, аудио и видеозаписи моих тренингов, различных уроков и т.д.

Самые важные документы я поместил в сервис Dropbox, а точнее в специальную папку на компьютере, которая создается при установке этого приложения. Далее эти документы закачиваются на сервер Dropbox. А уже оттуда синхронизируются на всех моих устройствах, на которых я также установил приложение.

Таким образом, я могу создать какой-то важный документ на работе и сохранить его в папку Дропбокса. Затем, вечером я могу продолжить работу нал этим документом, но уже со своего домашнего компьютера.

На следующий день я могу заехать в кафешку с вайфаем и продолжить работу над этим документом с ноутбука, во время завтрака. Ну и в завершении, могу потом с мобильного телефона отправить этот файл своим сотрудникам, коллегам, партнерам или клиентам, когда буду в пути.

Синхронизации хранилища ключей KeePass

Еще одна важная сфера применения сервиса Dropbox – это возможность хранить там файл программы KeePass с моими логинами и паролями к разным сайтам. Раньше я хранил все логины и пароли в голове. Но голова-то не резиновая))

Рано или поздно настает момент, когда ты начинаешь путать где какой-пароль или просто забывать. Также это было не безопасно, так как зачастую на многих сайтах я использовал одинаковые пароли. В общем, я пришел к тому, что стал для хранения паролей использовать специальные программы.

О таких программах мы поговорим в одной из следующих статей. А сейчас еще пару слов о том, как это работает. По сути я запоминаю всего один пароль. Это пароль к программе KeePass, которая в свою очередь хранит пароли от всех тех сайтов, где собственно применяются логины и пароли.

Эта программа создает специальный файл с расширением *.kdbx. Если хранить этот файл на одном локальном компьютере, то тогда я не смогу воспользоваться своими паролями с другого компьютера.

Я же закачал файл с паролями в сервис Dropbox, который сразу же появился на всех остальных моих устройствах, у которых есть доступ к этому файлу. Теперь, я могу пользоваться этой программой на всех компьютерах и везде всегда будет одинаковая версия.

Например, я зарегистрировался на каком-то сайте со своего рабочего компьютера. Чтобы не забыть логин и пароль, я занес их в эту программу, которая надежно шифруется и ее практически не реально взломать.

Далее я прихожу вечером домой и перед сном хочу посмотреть информация с того сайта, на котором зарегился днем. Логины и пароли обновились на сервере дропбокса за счет чего у меня на рабочем компьютере имеется идентичный файл с ключами от программы KeePass.

Я захожу на сайт с домашнего компьютера. Работаю и, например, решаю изменить пароли к этому сайту. Изменив их и сохранив тут же изменения в KeePass, файл с ключами тут же обновляется на сервере, после чего обновленная версия практически мгновенно появляется на всех остальных устройствах.

Если вам иногда или постоянно приходиться работать над одним документом с разных компьютеров, то чтобы не выполнять лишних телодвижений с физической, обычной флешкой лучше используйте сервис Dropbox.

Работайте над своими документами в командировках и отпуске

Раньше, когда я собирался в отпуск, то обычно закидывал на большой съемный жесткий диск все то, что мне может понадобиться в дальних краях. Это вызывало определенные неудобства:

• Во-первых, нужно было потратить время, которого как обычно всегда не хватает, на то чтобы скопировать необходимую информацию с компьютера на флешку.
• Во-вторых, эту флешку потом нужно еще куда-то положить и постоянно за нее трястись, чтобы случайно на нее не сесть или не потерять. Там ведь находится важная информация, потеря которой принесет массу головной боли и даже потерю денег.
• Во-третьих, при копировании я мог упустить что-нибудь из виду и не скопировать. Находясь в отпуске мне оставалось лишь взяться за голову со словами: “Вот, растяпа”.
• В-четвертых, после приезда из отпуска, нужно было загрузить с переносного жесткого диска все измененные файлы обратно на рабочий компьютер.

Сейчас эта проблема частично решена решена с помощью сервиса Dropbox. Мне уже не нужно ничего копировать на съемный жесткий диск, я ничего не забываю и все само собой синхронизируется.

Почему я написал частично? Потому что у Dropbox есть определенные ограничения на квоту свободного места. При регистрации в сервисе можно воспользоваться бесплатным аккаунтом, который имеет всего 2ГБ свободного пространства.

Как вы понимаете, это не очень много, даже мало. Все необходимые файлы просто не помещаются. Это ограничение в 2ГБ можно снять платным и бесплатным способом. Об этом мы поговорим позже. А пока продолжим рассматривать другие варианты применения данного сервиса с целью облегчить и упростить жизнь себе и другим людям.

Дальше мы как раз и погорим о других людях.

Работайте над своими документами сообща

Еще одно несомненное преимущество сервиса Dropbox заключается в том, что вы можете работать над одним документом с разными людьми. Например, недавно мне нужно было составить проект договора для одного из своих клиентов.

Сам я в этом не бум-бум, поэтому перепоручил это другому человеку. Для этого я создал в Dropbox специальную папку к которой открыл доступ тому человеку, который работал над этим договором.

Когда она подготовил черновой вариант, то написал мне об этом в скайпе. Далее я открыл этот документ со своего компьютера и изучил данный договор. Там было несколько пунктов, по которым у меня возник вопрос.

Я выделил эти пункты желтым цветом и сохранил файл, который тут же синхронизировался через интернет с компьютером моего помощника. Помощник глянул и тут же дал мне обратную связь или переделал эти пункты.

А раньше мне бы пришлось отправить этот файл по почте. Моему помощнику пришлось бы полученный файл сохранить у себя, затем отредактировать его и отправить мне. Мне бы тоже пришлось его сохранять у себя на компьютере поверх той старой версии, что я отправлял ему в первый раз.

Да, такая форме общения тоже имеет право на существования, но времени на нее тратится гораздо больше.

Как еще можно использовать Dropbox (сохраняйте сканы важных документов)

Еще одно суперское применение дропбокса в быту – это копирование туда такой важной и нужной информации, как:

• сканы паспорта, инн, водительского удостоверения и других документов;
• банковские реквизиты, номера электронных кошельков;
• резюме;
• различные нужные контакты, которые могут вам понадобиться во время отпуска или коммандировки.
• сканы свидетельства о рождении детей, скан аттестата, диплома;
• бизнес-план и презентацию для защиты гранта.

А теперь остановимся на этом подробнее. Мне часто приходится заполнять данные паспорта в повседневной жизни. Например, на почте, когда я прихожу забирать письмо или посылку. А на почте я бываю часто в силу рода своей деятельности.

Благо, что данные паспорта я запомнил еще лет 5-6 назад, когда оформлял ипотеку. Мне тогда пришлось заполнить кучу документов, так что паспорт я свой помню назубок.

Однако иногда бывают ситуации когда нужно предъявить ксерокопию паспорта. Раньше бы мне пришлось ехать домой за копией, терять массу драгоценного времени. Сейчас я просто беру мобильный телефон, захожу в почту, спрашиваю у человека его email адрес, на который я могу переслать копию, затем создаю письмо и прикрепляю к нему нужный документ из своей папки в дропбоксе.

Буквально через несколько секунд человек получает по почте мое сообщение, распечатывает вложенный скан и копия паспорта у него на руках. Очень удобно.

Также можно поступать абсолютно с любыми документами.

Передавайте фото и музыку с компьютера на телефон и обратно

Иногда бывает так, что нужно с компьютера на телефон закачать какой-нибудь файл, например схему метро, музыку или электронную книгу, чтобы почитать ее в пути.

Для этого раньше мне нужно было подключить мобильный к компьютеру через USB-кабель и закачать все что нужно. Но бывали случаи, когда я забывал USB-кабель (напомню, что у меня комп дома и на работе), а документ закачать нужно было срочно. Тогда мне оставалось только сказать: “Вот засада”.

Сейчас же мне не нужны USB –кабели, потому что Dropbox отлично работает и на мобильных устройствах. Я просто закидываю нужный мне файл в папку Dropbox и потом открываю его на мобильнике через такую же папку Dropbox.

А еще бывают ситуации, когда ты сфоткал что-нибудь на мобильный или записал видео и хочешь скинуть его на комп. Раньше опять же мне бы потребовался USB-кабель. Сейчас же я просто закидываю это видео или фотку в папку Dropbox и через несколько секунд я могу увидеть его в папке Dropbox на компе или нетбуке.

Все вышеперечисленное также хорошо работает и в случае с планшетниками.

Оптимизируйте отправку больших файлов по email через Dropbox

У вас бывали ситуации, когда вам нужно было отправить по почте слишком большой файл? В почтовых сервисах стоят ограничения на отправку слишком больших файлов из-за чего у вас могут возникнуть проблемы.

Дабы этого избежать, я теперь копирую большие файлы в папку Dropbox, а затем по почте скидываю ссылку на этот файл. Сама ссылка практически ничего не весит, поэтому сообщение приходит мгновенно.

Далее человек кликает по ссылке в письме и ему только остается выбрать куда сохранить файл.

Сохраняйте важные бекапы в  Dropbox

Бекап – это в переводе с английского (backup) означает резервное копирование. Оно нужно на тот случай, чтобы восстановить данные в случае повреждения. Например, у вас сломался компьютер, а вместе с ним и все что на нем было. Это достаточно распространенная ситуация.

Если у вас есть бекап вашего компьютера, то тогда после ремонта и переустановки операционной системы вы сможете быстренько все восстановить. А для этого нужно хранить бекапы не на самом компьютере, а в другом месте.  Бекап windows занимает слишком много места и на мой аккаунт Dropbox не помещается. Поэтому мне приходиться копировать его на съемный жесткий диск.

Однако совсем недавно я стал бекапить на Dropbox базу данных своего блога, работающего на wordpress. Мой блог очень важен для меня, потому как является не только средством заработка денег, но в первую очередь тем, чем мне нравится заниматься, то есть работой и увлечением одновременно.

Вообще я храню бекапы блога в нескольких местах одновременно. На жестком диске компьютера, на сервере и вот теперь еще и в dropbox. Так что если вдруг так случится, что в один день сгорит (тьфу-тьфу-тьфу) мой комп и сервак, то я буду спать спокойно)).

Для wordpress, кстати, есть специальный плагин резервного копирования, который вам поможет создавать и автоматически отправлять бекапы в Dropbox. Он называется BackWPup.

Почему я сохраняю бекапы на Dropbox? Для тех, кто до сих пор так и не понял зачем нужен этот сервис, повторю, потому что дропбокс – это виртуальное хранилище ваших файлов. Сохраняя какой-либо файл в папку Dropbox на компьютере, тут же этот файл закачивается на сервер Дропбокса, после чего синхронизируется на всех остальных ваших устройствах, где вы также установили приложение дропбокс.

Соответственно, если ваш компьютер ломается, то на вашем компьютере файлы погибают, но они остаются на сервере Dropbox-а и вы всегда сможете получить к ним доступ.

Заключение

На самом деле перечисленными выше способами использование сервиса Dropbox не ограничивается. Но я вам рассказал как использую я это приложение в своей жизни. Надеюсь эта информация вам окажется полезной.

Если вы тоже хотите установить Дропбокс на свой компьютер, то используйте инструкции из этих статей:

• Регистрация и установка DropBox на свой компьютер
• Обзорная экскурсия по сервису DropBox
• Основные настройки DropBox
• Работа с общими файлами в Dropbox
• Работа с фотографиями и изображениями в Dropbox
• Как увеличить объем Dropbox

P.S. А как вы используете Dropbox в свое жизни? Поделитесь в комментах, буду рад узнать интересные фишки его применения.