Работа с общими файлами в Dropbox

Продолжаем изучать сервис Dropbox и в этой статье разберемся с тем, как работать с общими файлами, как предоставлять доступ к вашим папкам, расположенным в Dropbox и как предоставлять доступ другим людям к конкретным файлам.

Как обычно ниже вы найдете видео, а под ним текстовую версию со скриншотами. Скачать программу можно отсюда. Ранее мы рассмотрели различные способы использования программы Dropbox, узнали как зарегистрироваться и настроить программу, посетили обзорную экскурсию по личному кабинету, а также разобрались с основными настройками.

Следует отметить два основных варианта предоставления общего доступа к файлам и папкам.

Первый вариант подразумевает, что вы скидываете ссылку на какой-то файл, который лежит в вашем Dropbox. Обратите внимание на то, что данный вариант подойдет как для людей, имеющих аккаунт в Dropbox, так и для людей у которых такого аккаунта нет.

Второй вариант подразумевает, что вы открываете доступ к какой-то конкретной папке для совместной работы. В этой папке может размещаться общий проект над которым вы работаете не в одиночку, а в команде.

В папке могут храниться любые файлы, например таблица Excel, Word-овский документ, видео, фото, аудио и т.д.

Чем мне нравится Dropbox особенно, так это тем, что вы всегда можете отменить изменения сделанные другими людьми в каком-либо файле и восстановить одну из его первоначальных версий.

Вариант открытия доступа к совместной папке подойдет только тем людям, кто имеет аккаунт в Dropbox.

Теперь более подробно рассмотрим оба вариант и начнем с предоставления ссылки для скачивания какого-либо файла.

Допустим вы закачали на жесткий диск своего компьютера какое-нибудь видео и хотите поделиться им с другими людьми. Для этого помещаем данное видео в папку Dropbox на своем компьютере, затем кликаем по нужному файлу правой кнопкой мыши и выбираем в контекстном меню “Поделиться ссылкой”.

После этого ссылка на данный файл копируется в буфер обмена, откуда мы можем вставить ссылку в email, в адресную строку браузера, в сообщение в скайпе или аське, в сообщения социальных сетей и т.д.

Напомню, после того, как мы помещаем любой файл в нашу папку Dropbox, расположенную на компьютере, то этот файл автоматически загружается на сервер Dropbox.com в наш аккаунт. Соответственно, скачиваться другими людьми файл, на который мы скидываем им ссылку будет именно с сервера, а не с вашего персонального компьютера.

После того, как тот человек, которому вы скинули ссылку на файл, кликнет по ней, перед ним откроется окно браузера в котором будет нужный файл. В нашем случае – это видеофайл:

Еще одной приятностью Dropbox является то, что большинство распространенных файлов можно просмотреть прямо в браузере не скачивая файл на свой компьютер. Не знаю как вам, а для меня это очень актуально, так как на моем компьютере уже давно не хватает свободного места.

Таким образом, можно просмотреть файл в браузере и если он будет действительно нужным, то только тогда человек может принять решение скачать его себе на компьютер.

Таким образом в дропбоксе можно посмотреть видео, фото, pdf, word, текстовые файлы с расширением txt.

Если нам нужно скачать, то в правом верхнем углу для этих целей есть соответствующая кнопка. Как отмечалось выше, эта кнопка активна даже если у вас нет аккаунта в Dropbox или вы не залогинены в личном кабинете:

Если мы кликнем по кнопке Скачать, то нам будет предложено два варианта:

• Прямое скачивание;
• Добавить в Dropbox.

Прямое скачивание подойдет для тех людей у кого нет аккаунта в Dropbox. После клика по этой ссылке вам будет предложено выбрать место на вашем компьютере и файл будет загружен туда.

Кликнув по ссылке Добавить в Dropbox вы сможете загрузить файл в свой аккаунт данного сервиса.

В каких случаях будет полезно делиться файлами через Dropbox?

Это удобно тогда, когда вам нужно передать какой-то большой файл, например 1Гб. Такой файл сложно будет передать через email, зато вы с легкостью сможете вставить в электронное письмо ссылку на этот файл, который получатель сможет либо скачать, либо просмотреть в браузере.

Как еще мы можем передать ссылку на этот файл?

Есть еще более простой способ, когда вам не придётся даже заходить в свою почту, чтобы отправить ссылку другу или коллеге. Для этих целей в сервисе Dropbox есть специальная функция. Для этого в строке нужного нам файла нажмите в конце на пиктограмму цепочки:

После чего в открывшемся окне вы увидите поле в которое необходимо ввести email того человека или группы лиц, которым вы хотите скинуть ссылку на данный файл:

К сообщению также можно прикрепить какой-нибудь текст, например пояснение к ссылке. Также с этого окна можно скопировать ссылку на данный файл в буфер обмена, чтобы передать ее каким-нибудь другим способом.

После отправки сообщения нужный нам пользователь получит email следующего содержания:

Сейчас мы рассмотрели с вами вариант, когда мы отправляем ссылку на скачивание или просмотр файла человеку, не имеющему аккаунта в Dropbox.

Что же будет, если мы отправим подобным образом ссылку на файл человеку у которого есть аккаунт в Dropbox?

У него всплывет уведомление в данной области:

Кликнув по пиктограмме колокольчика перед пользователем откроется всплывающее окно, где будет сказано, что такой-то пользователь поделился с вами таким-то файлом:

Если он кликнет по данному сообщению, то перед ним откроется вкладка браузера со встроенным видеопроигрывателем (в примере рассматривается передача видео):

Отсюда наш пользователь также может скачать данное видео к себе на компьютер, либо поместить данный файл в свою папку Dropbox.

Как открыть общий доступ к папке Dropbox?

Теперь давайте рассмотрим ситуацию, когда нам нужно открыть доступ к конкретной папке в Dropbox.

Для этого выберите требуемую папку в сервисе Dropbox и кликните по ней правой кнопкой мыши. В открывшемся меню выберите Доступ к папке…

Далее откроется привычное нам уже окно в котором нам предложат ввести email тех пользователей, которым мы хотим предоставить общий доступ:

В специальном чекбоксе мы можем разрешить или запретить данному пользователю предоставлять доступ к нашей папке другим пользователям.

Как только вы предоставите доступ к папке любому другому пользователю – внешний вид данной папки изменится. На ней появится изображение двух человечков:

Ну а того человека, которому вы предоставили доступ к папке в уведомлениях появится новое сообщение, где ему будет предложено Принять доступ или отклонить:

После того, как кто-то из пользователей у которых есть доступ к общей папке внесет какие-либо изменения в один из файлов, то у всех остальных пользователей в окне уведомлений (в трее) всплывет вот такое окошко:

Также, в сервисе Dropbox мы увидим состояние файла, а именно когда он последний раз изменялся и кем:

Но что мне нравится больше всего, так это то, что мы всегда можем посмотреть историю изменений данного файла и откатить его назад до любой нужной нам версии. Для этого кликаем правой кнопкой мыши по выбранному файлу и в открывшемся меню выбираем Предыдущие версии:

После чего откроется окно с последними версиями данного файла напротив которых будет указано: кем были сделаны изменения, когда, какая версия является исходной, а какая текущей:

Там же будет кнопка Восстановить. Вы выбираете нужную вам версию и нажимаете восстановить.

Как запретить доступ к общей папке Dropbox?

Для этого выбираем нужную папку и кликаем правой кнопкой мыши по ней. Затем выбираем Параметры общей папки:

В открывшемся окне мы видим всех пользователей у которых есть доступ к данной папке. Чтобы запретить им доступ нужно кликнуть по пиктограмме колесика и в открывшемся подменю выбрать Исключить или другое нужное действие:

Когда будете отменять доступ какому-то человеку вам будет предложено предоставить возможность сохранить копию файлов этому пользователю у себя в Dropbox или запретить:

На этом все. Напоминаю, что зарегистрироваться и скачать программу Dropbox можно отсюда. А в следующих выпусках мы разберем работу с фото, а также способы увеличения дискового пространства в Dropbox.