Администратор клиники (медицинский регистратор) взаимодействует с клиентами – отвечает на звонки, записывает на прием, заводит медицинские карты, оформляет договоры на оказание услуг и квитанции на их оплату. Ключевая задача администратора – качественно обслужить посетителей, обеспечить комфортное и эффективное пребывание в клинике, чтобы пациент в будущем снова захотел обратиться в это же медицинское учреждение.
Содержание
Краткое описание
Администратор рассказывает о медицинских услугах по телефону, а в клинике встречает на ресепшене – это первый человек на пути пациента к доктору. Но информирование об услугах, которые предоставляют специалисты клиники, организация визита к врачу лишь верхушка айсберга. Ответственных дел в повседневной работе администратора клиники гораздо больше.
Что делает администратор клиники:
- занимается текущим обслуживанием клиентов – встречает, распределяет по врачам, заботится о приятном ожидании;
- записывает на прием новых пациентов;
- обзванивает клиентов накануне приема и напоминает о визите; ведет календарь посещений – отменяет, переносит визит к врачу;
- регистрирует посещения пациентов, ведет учет оказанных клиникой услуг;
- оформляет и хранит медицинские карты, следит за их своевременной доставкой в кабинет лечащего врача;
- информирует клиента о стоимости услуг, принимает платежи;
- собирает контакты пациентов, просит оставить отзыв;
- информирует медперсонал о появлении пациента с неотложным состоянием;
- передает сведения в страховые компании;
- рекомендует дополнительные услуги;
- работает с возражениями и конфликтами;
- работает с офисной техникой и устройствами;
- следит за чистотой и порядком в помещениях клиники.
В целом администратор клиники – это посредник между пациентом и доктором. Он знает график и нюансы работы врачей клиники, согласовывает с доктором время приема, стараясь подобрать наиболее удобную для пациента дату. Благодаря администратору время ожидания у врача и количество пробелов в его графике минимальны. В случае, например, опоздания или отсутствия доктора администратор клиники старается смягчить ситуацию.
Профессия администратора клиники будет продолжать сохранять свою актуальность в ближайшие годы. С увеличением числа медицинских учреждений и ростом конкуренции между ними, необходимость в грамотных специалистах, способных эффективно управлять процессами и организовывать работу клиники, станет еще более важной. Администраторы будут необходимы для обеспечения качества обслуживания пациентов, оптимизации рабочего времени врачей и управления ресурсами клиники.
С развитием технологий и внедрением цифровых решений в медицинскую сферу, роль администратора также будет трансформироваться. Специалисты будут обязаны осваивать новые программы, системы управления данными и медицинскими записями, а также навыки работы с клиентскими сервисами. Умение адаптироваться к новым условиям станет важным конкурентным преимуществом для администраторов клиник.
Кроме того, в будущем ожидается повышение требований к образованию и квалификации администраторов клиники. Будут популярны программы дополнительного образования, направленные на развитие управленческих навыков, знания в области медицинского права и этики, а также компетенции в сфере маркетинга и финансов. Это позволит администраторам не только эффективно выполнять свои обязанности, но и вносить значимый вклад в стратегическое развитие медицинских учреждений.
Особенности профессии
Администратор клиники – не просто приветливый сотрудник на ресепшне, это квалифицированный специалист, понимающий и способный решать задачи медицинского бизнеса. Он помогает расширить клиентскую базу и повысить доходность клиники. Для этого ему нужно владеть навыками продаж и общения с пациентами.
- Записывая пациента на прием, администратор должен задавать клиенту «правильные» вопросы, если нужно, то делать предложение, убеждать, поддерживая при этом приятный клиенту тон разговора.
- На ресепшене администратор должен быть приветливым, вежливым, проявлять уместное внимание к пациентам, если начало приема задерживается. В этом помогает знание методов разрешения конфликтных ситуаций, реагирования на грубые высказывания пациентов.
- Стоимость платных медицинских услуг иногда вызывает у пациентов шок. Администратор должен быть информирован, из чего складывается стоимость медицинских манипуляций, и уметь подсчитать сумму, на которую надо рассчитывать пациенту. Также он должен быть в курсе всех действующих в клинике специальных предложений и акций, информировать о них пациентов.
- Иногда при обращении в клинику пациент паникует, особенно если его мучает сильная боль и он не знает, чего ожидать от лечения. Администратор должен уметь успокоить, утешить больного, а также определить срочность медицинского вмешательства, порекомендовать, как облегчить состояние (например, унять сильную зубную боль) до посещения доктора. Из чего следует – ему необходимы знания психологии и основ медицины.
Мнение эксперта
Не многие знают, что профессия администратора клиники включает в себя не только организационные навыки, но и элементы психологии. Администраторы часто становятся первыми контактными лицами для пациентов, и их задача не только записывать на прием, но и создавать комфортную атмосферу во время посещения.
Кроме того, администраторы клиники должны быть готовы к непредвиденным ситуациям, таким как экстренные случаи, связанные с пациентами. Их умение быстро принимать решения и находить выход из сложных ситуаций может оказать значительное влияние на общее впечатление пациента о клинике.
Интересный факт: в некоторых клиниках у администраторов есть специальные тренинги по управлению стрессом и конфликтами, что дополнительно вооружает их навыками, необходимыми для работы в сфере здравоохранения, где эмоции пациентов могут быть весьма нестабильными.
Плюсы и минусы
Плюсы:
- Работа в частных медучреждениях.
- В будущем администратор вполне может вырасти до управляющего клиникой.
- Много возможностей для полезных знакомств.
- Стабильная заработная плата.
Минусы:
- Рабочий день наполнен не всегда приятными событиями.
- Контакт с людьми, порой недовольными и раздражительными, выматывает, оставляет неприятный осадок.
- Материальная ответственность за денежные средства в кассе.
Существует множество заблуждений о профессии администратора клиники, которые могут вводить в заблуждение тех, кто интересуется этой специальностью. Одним из самых распространённых мифов является мнение, что работа администратора состоит только из выполнения рутинных задач, таких как запись пациентов на прием или ответ на звонки. На самом деле, роль администратора гораздо более многогранна и требует навыков управления, организации и общения.
Еще одним распространённым заблуждением является то, что администраторы клиник не нуждаются в специальном образовании. Хотя требования к образованию могут различаться, многие клиники предпочитают нанимать специалистов, имеющих профильное образование в области медицины или управления здравоохранением. Это связано с тем, что администраторы должны быть знакомы с медицинской терминологией и процессами, чтобы эффективно взаимодействовать с врачами и пациентами.
Некоторые люди считают, что администраторы клиник работают исключительно в офисе и не имеют возможности взаимодействовать с пациентами. На самом деле администраторы активно общаются с пациентами, помогают им с вопросами, связанными с их лечением, и могут проводить различные процедуры, например, оформлять документы или объяснять пациентам правила посещения клиники.
Еще одно заблуждение связано с тем, что работа администратора клиники менее стресса, чем работа медицинских работников. Однако администраторы также сталкиваются со стрессом, особенно во время пиковой загрузки, когда требуется быстро и эффективно решать задачи, связанные с записью пациентов и координацией работы команды.
Наконец, многие считают, что работа администратора клиники не имеет возможности для карьерного роста. Хотя стартовая позиция может казаться скромной, администраторы имеют возможность продвигаться по карьерной лестнице, занимая более высокие должности, такие как менеджер клиники или управленец в области здравоохранения, что открывает новые перспективы для профессионального роста.
Важные личные качества
Поскольку важная часть работы – обслуживание клиентов, у администратора клиники обязательно должна быть грамотная устная речь и развиты следующие качества:
- эмпатия;
- терпение и спокойствие;
- ответственность;
- внимательность, точность;
- способность быстро переключаться с выполнения одной задачи на другую.
Также необходимо умение находить подход к разным людям, сглаживать острые углы.
Где учат на администратора клиники
Медицинское образование для трудоустройства обычно не требуется, достаточно после школы (11 классов) пройти профессиональные курсы для администраторов медучреждений – они помогут адаптироваться к некоторым особенностям работы в клинике.
В крупных медицинских центрах приоритет при отборе у кандидатов с базовым управленческим образованием – желательно с привязкой к медицинской сфере. Администратор с дипломом по специальности «менеджмент» в будущем может претендовать на управленческую должность, так что стоит обратить внимание на следующие учебные направления в вузе:
- «Управление в сфере здравоохранения» (код 38.03.04, профиль направления «Государственное и муниципальное управление»).
- «Менеджмент в здравоохранении» (код 38.03.02, направление «Менеджмент»).
- «Экономика и управление в учреждениях здравоохранения» (код 38.03.01, профиль направления «Экономика»).
Место работы
Администратор клиники чаще всего трудоустраивается в сфере коммерческой медицины:
- в частных клиниках и больницах;
- лечебно-диагностических центрах;
- реабилитационных центрах;
- стоматологических кабинетах.
Но в целом он может работать в любом медицинском учреждении. В государственных поликлиниках и больницах работника регистратуры обычно называют «медицинский регистратор».
Оплата труда
Заработная плата администратора клиники может начисляться по схеме:
- фиксированный оклад + премия за высокие показатели работы;
- фиксированный оклад + процент от оборота или продаж.
В целом же размер зарплаты по регионам варьируется от 27 до 130 тыс. руб. Наиболее высокое денежное вознаграждение у администраторов столичных клиник.
Профессиональные знания
- Законодательство об охране здоровья граждан.
- Общая психология.
- Этика делового общения.
- Основы менеджмента.
- Переговоры с клиентами.
- Управление конфликтами.
- Основы медицинских знаний и здорового образа жизни.
- Основные офисные программы (Microsoft Word, Excel, 1:C).
- Английский язык (средний уровень владения) – для частных клиник премиум-класса.
Администратор должен досконально знать услуги, предоставляемые клиникой, уметь рассчитать их стоимость, а также убедительно рассказать о преимуществах организации.
Вопросы по теме
Какие навыки являются наиболее важными для администратора клиники?
Администратор клиники должен обладать множеством навыков для эффективной работы. Ключевыми являются коммуникативные навыки, умение работать в команде, а также организационные способности. Важна также способность к быстрой адаптации в стрессовыхSituations и знание современных технологий, таких как медицинское программное обеспечение. Кроме того, знание основ медицинского права и этики поможет администратору решать сложные вопросы, связанные с пациентами и страховщиками.
Как административная работа в клинике отличается от работы в других сферах здравоохранения?
Работа администратора клиники значительно отличается от позиций в других сферах здравоохранения, таких как больницы или исследовательские центры. Во-первых, администраторы клиник часто работают более непосредственно с пациентами, организуют прием и консультации, в то время как в больницах акцент чаще ставится на координацию более сложных медицинских процессов. Во-вторых, в клиниках меньшее количество персонала, что требует от администратора более широких обязанностей и большей гибкости. Наконец, в клиниках обычно больше внимания уделяется качеству обслуживания клиента, что требует от администратора не только знаний, но и навыков активного слушания и разрешения конфликтов.
Какова роль администратора клиники в обеспечении качества медицинских услуг?
Администратор клиники играет ключевую роль в обеспечении качества медицинских услуг. Он отвечает за организацию работы медицинского персонала, координацию взаимодействия между отделами и контроль за соблюдением стандартов обслуживания. Также администратор занимается сбором обратной связи от пациентов, что позволяет выявлять слабые места в предоставлении услуг. Участие в обучении сотрудников и развитие системы управления качеством — еще одни важные аспекты его работы, обеспечивающие высокие стандарты медицинского обслуживания и удовлетворение пациентов.
