Что такое счет-проформа и как его правильно использовать

Счет проформа — документ, который отправляется покупателю до выполнения сделки для уведомления о стоимости товара или услуги. Он не имеет юридической силы и не требует оплаты.

В следующем разделе мы рассмотрим основные цели и функции счета проформа, а также различия между данным документом и коммерческим предложением. Также мы поговорим о том, как правильно составить счет проформа, чтобы он был информативным и привлекательным для клиента.

Погружаясь в тонкости предоставления счетов проформа, мы также обсудим важность данного документа в международной торговле и взаимоотношениях с иностранными партнерами. Узнаем, какие ошибки следует избегать при составлении счета проформа, чтобы не нарушить доверие и договоренности с контрагентами.

Проформа и инвойс: отличия и правила заполнения

При осуществлении международной торговли и перевозок грузов необходимо соблюдать определенные правила, включая правила заполнения специализированных документов — проформы инвойса и инвойса-фактуры.

Для проще понимания данных терминов, инвойс (invoice) — это документ, который продавец выставляет покупателю для оплаты определенного товара. Он является одним из ключевых документов при таможенном оформлении, подтверждая стоимость товара, которая указана в контракте и необходима при декларировании. Другими словами, инвойс является своеобразной квитанцией на товар.

Проформа инвойс используется перед отправкой груза и является своеобразным коммерческим предложением или биржевым котировкой. В этом документе указана вся необходимая информация о товаре, его количество и цена, а также условия оплаты и доставки товара. Она помогает продавцу и покупателю определить условия коммерческого контракта.

Выставляемый продавцом invoice информирует о том, что покупатель обязан оплатить товар в соответствии с условиями, указанными в договоре купли-продажи. Применяется этот документ не в случае предоплаты товара.

Что такое проформа-инвойс?

Проформа-инвойс (proforma invoice) – это документ, содержащий предварительную информацию о товаре, перевозимом по международному контракту. Он может содержать количество единиц товара и его цену. Проформа-инвойс используется в качестве основания для выставления счета или коммерческого инвойса.

Такой документ может потребоваться, если товар пересекает границу на условиях предоплаты или предоставляется в качестве гуманитарной помощи безвозмездно. Proforma invoice может быть выписан как на уже отгруженный, но ещё не реализованный товар, так и наоборот.

Условия сделки, указанные в проформе, могут измениться при согласовании. Сумма, указанная в инвойсе-проформе, не является обязательной для оплаты покупателем, она нужна только импортеру. Продавец (поставщик) не может получить оплату на основе этого документа.

Объяснение термина «инвойс»

Проформа инвойс — это предварительный счет на оплату товара, выставленный продавцом (поставщиком, экспортером, отправителем). После урегулирования всех деталей и утверждения итоговой суммы, продавец выставляет счет-инвойс.

Если в условиях контракта установлено, что покупатель обязан внести авансовый платеж, то продавец выставляет proforma invoice. Этот документ содержит подробную информацию о стоимости товара, но не является подтверждением оплаты. Для этой цели существуют другие документы: платежное поручение и аккредитивы. Примечательно, что заполненная форма proforma invoice не является доказательством продажи товара, а лишь подтверждением отгрузки продавцом покупателю. Он используется, когда продукция отправляется на экспертизу, аукцион, международную выставку, в консигнацию или в качестве давальческого сырья для последующей переработки.

По сути, счет-фактура и коммерческий инвойс — документы, которые практически не отличаются друг от друга. Единственное различие заключается в том, что первый является окончательной версией, а второй — временным, где можно изменять не только сумму, но и номера, модели товаров.

Если вкратце определить понятия, то proforma invoice — это переводится как «предварительный счет», а invoice — как «окончательный счет», который утверждается сторонами. В первом документе обязательным является указание следующих параметров:

• полные данные сторон;
• подробное описание продаваемого товара с указанием артикулов, моделей и т.д.;
• стоимость единицы товара и его общее количество;
• размер НДС (если начислен);
• страна происхождения товара;
• использованные условия ИНКОТЕРМС;
• финальная цена поставки.

Описание инвойса и его роль в экономической деятельности

Ранее упоминалось, что инвойс является важным документом, который необходим в каждой сделке между странами. Он может выступать в роли счета проформа или обязательного документа. Для того чтобы быстро прошли оформление товаров на таможне, необходимо иметь несколько документов. Но основное значение имеет коммерческий инвойс, а не контракт поставки, как часто считают.

Что такое инвойс и как он используется на таможне? Он просто необходим для растаможки. Именно поэтому новым предпринимателям стоит помнить о том, как выглядит инвойс и какие факты с ним связаны:

• Инвойс — это ключевой документ, необходимый для транспортировки товаров.
• Продавец передает инвойс вместе с товарами покупателю.
• Чтобы правильно заполнить инвойс, необходимо точно указать все основные характеристики товара, такие как его качество, количество и другие особенности.
• В инвойсе также необходимо указать общую стоимость товара и имя его владельца.

Если вы планируете заниматься экспортом и импортом товаров в России, помните, что необходимо соблюдать определенные правила, которые помогут вам начать свой бизнес правильно и избежать юридических проблем в будущем.

Одна из сложностей ВЭД – таможенное оформление перемещения товаров через границы РФ. Независимо от направления перемещения товаров, импорт товаров является наиболее проблематичной задачей из-за неоднозначности закона РФ. Однако, в этот момент можно воспользоваться помощью таможенного брокера.

Коммерческий инвойс – это документ, который строго используется только на международных торговых площадках и отсутствует при внутренних торговых операциях. Некоторые люди ошибочно считают, что счет-фактура и инвойс являются аналогами друг друга. Однако, первый документ только для налогообложения деятельности хозяйствующего субъекта.

Понимание сути проформы

Проформа — это документ международного значения, который сопровождает товары и может также быть известен как проформа-инвойс или счёт-проформа. В отличие от счета на оплату, данный документ содержит полную информацию о товаре и его характеристиках, а также данные об отправителе и получателе.

Проформа заполняется на специальном бланке и включает в себя информацию о количестве и стоимости товаров, однако эти данные могут быть изменены в случае отгрузки меньшего количества изделий. Различие между проформой и инвойсом заключается в том, что первый документ содержит более подробные сведения о товаре, что позволяет покупателю получить более точное представление о его характеристиках и стоимости.

Составление проформы возможно как при заключении контракта, так и при его отсутствии. Если контракта нет, она может выступать в качестве документа оплаты. Ее используют для авансовых платежей и других банковских операций. Если контракт отсутствует, использование счета-проформы позволяет проводить таможенное оформление полученного товара.

Так как проформа позволяет не указывать окончательную стоимость или вовсе не указывать ее, данный документ часто применяется при безвозмездной передаче товаров, оформлении образцов для выставок и других подобных операций. Проформа может применяться как в международной торговле, так и в коммерческой деятельности внутри страны.

Основные различия между инвойсом и проформой

Таким образом, можно отметить сходство между терминами «инвойс» и «проформа». Однако, даже у экспертов часто возникает путаница между ними, считая их идентичными. Несмотря на это, каждый документ имеет свои особенности:

• В инвойсе прописывается окончательная стоимость и количество товара;
• Инвойс не может быть оформлен без заранее заключенного контракта;
• Проформа может быть оформлена без подписания контракта;
• В проформе указываются начальные данные о стоимости и количестве товара, которые могут измениться в процессе;
• В Российской торговой практике инвойс не используется;
• Проформа может использоваться как внутри страны, так и за рубежом.
• Применение проформы может быть применимо для оформления бесплатной передачи изделий для выставочных целей или для других оснований в международной и российской практике.

Правила заполнения инвойса

Верное заполнение инвойса необходимо, чтобы ваш банк принял его в качестве подтверждения и перевёл на ваш счёт деньги от заказчика.

Несоблюдение сроков отправки инвойса или его игнорирование может привести к штрафам за нарушение валютного законодательства — до 100% от суммы сделки.

Обязательной формы инвойса не существует — можно использовать любой вариант, главное, чтобы в документе содержались следующие данные:

• Дата и номер инвойса (опционально);
• Сведения о клиенте: ФИО, название страны и компании, юридический и почтовый адрес компании.
• Необходимо указать предмет инвойса и количество предоставляемых услуг. В зависимости от требований заказчика, можно указать название каждой услуги и их количество или название услуги и оплачиваемое количество часов работы.
• Каждая позиция в инвойсе должна быть подробно описана.
• Цена и итоговая сумма операции должны быть указаны в валюте, выбранной заказчиком.
• Необходимо указать банковские реквизиты исполнителя и сроки оплаты.
• Предоставить информацию о порядке передачи предмета сделки покупателю.
• Инвойс должен быть подписан лицом, ответственным за его выставление.
• В случае наличия, необходимо указать штамп или печать.

Если вы выступаете в качестве поставщика услуг, то вы должны заполнить инвойс. Это может быть как индивидуальный предприниматель, так и юридическое лицо, а заказчики могут быть любыми. Однако, все детали, связанные со статусом сторон, должны быть отражены в соответствующем договоре.

Часто документы для услуг оформляются на языке клиента, чаще всего на английском. Для оказания услуг достаточно двух экземпляров, по одному для каждой стороны. Для подтверждения сделки может потребоваться перевод инвойса на русский язык, поэтому лучше сразу составить документ на английском и русском языках.

При описании услуги в инвойсе не рекомендуется использовать сокращения и общие фразы. Необходимо детально описать услугу, чтобы проверяющим было понятно, какая работа и в каком объеме выполнена и за что именно взимается оплата. Лучше всего, если описание соответствует описанию услуги в договоре.

В документе обязательно указывается количество оказанных услуг и стоимость за единицу (услуги в целом или цена в час); это необходимо для точной оценки услуги.

Для некоторых стран требуется указание стоимости часа работы в invoice. Просчитайте и укажите стоимость часа работы и общее количество отработанных часов. Эта информация не является избыточной или ошибочной.

Пример описания услуги в invoice:

Name/Название: Консультационные услуги.

Description/Описание: Предоставление консультаций по оценке и подбору персонала.

Стоимость часа работы/Стоимость услуги в час: 50 USD.

Общее количество часов, отработанных над услугой: 30.

При возможности, укажите в описании услуги, что является конечным результатом, например:

Создание 10 (десяти) макетов в формате .psd в соответствии с техническим заданием заказчика.

Неверный инвойс может стать препятствием в получении оплаты. Если документ не соответствует требованиям банка, средства будут заморожены до тех пор, пока все обстоятельства не будут уяснены.

Образец инвойса на оказание услуг

Найти образец инвойса на оказание услуг несложно. В интернете можно скачать готовый документ и, опираясь на него, составить свой собственный инвойс.

Получите готовый образец инвойса для фрилансеров или скачайте и заполните шаблон счета на оплату.

Возможно, вы захотите использовать готовый шаблон инвойса на услуги, который доступен в формате Excel на сайте Hloom. Для удобства автоматического подсчета итоговой стоимости, необходимо подробно описать каждую услугу, указав количество отработанных часов и заданную ставку за каждый час.

Существует много способов создания инвойсов, но самым простым является использование бесплатных генераторов, таких как: Logaster Invoice, Zoho Invoice, Invoice Templates. Вам нужно только указать необходимые данные, а сервис автоматически сформирует счет.

Пример заполнения счет-проформы

Чтобы скачать бланк счет-проформы, вы можете перейти на эту страницу. Ниже показан пример такого счета.

Для заполнения счета-проформы, товарной накладной и других необходимых документов вы можете воспользоваться онлайн-сервисом Астрал.ЭДО. Если вы используете 1С, вы можете отправлять документы через сервис Астрал Докс, который также доступен в веб-версии. Модуль 1С-ЭПД поможет вам подготовить электронную перевозочную документацию.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KP89q

• #первичные документы
• #товарная накладная
• #астрал
• #счет-проформа

Виды инвойсов

Инвойс может быть определен как счет, выставляемый продавцом покупателю при прохождении таможенного оформления. Существуют две формы данного документа: коммерческий (аналогичный счету-фактуре) и проформа-инвойс. Хотя различия между этими двумя вариантами незначительные, они все же есть. Давайте рассмотрим каждый вид подробнее.

Коммерческий инвойс

Если вы являетесь экспортером, который отправляет товар покупателю, вам следует приложить к таможенному грузу коммерческий инвойс. Таможенный груз означает груз, пересекающий государственную границу. В территории РФ оформление данного документа не требуется. На таможне проверят правильность его оформления и наличие следующих пунктов:

• описание товара — наименование, цена, описание (цвет, вес, параметры) для каждой позиции;
• условия сделки;
• Нужно указать данные о отправителе и получателе, включая ФИО и адреса.

Отличие инвойса от счета в оплате заключается в большем количестве информации о товаре. Это подробное описание груза, которое необходимо при его вывозе за границу. Инвойс является договором между экспортером и импортером, и его наличие имеет значение для таможенных органов.

Проформа-инвойс

Проформа-инвойс – это первоначальный документ, необходимый для начала отгрузки и предоставления описания товара таможне. Он высылается в следующих случаях:

1. Еще не достигнута окончательная договоренность об итоговом платеже.
2. В договоре предусмотрена выплата аванса.
3. Экспортер не в состоянии определить точный вес товара до его непосредственной отгрузки (например, в случае отправки судна с сыпучим грузом).

В проформе можно указать о возможных расхождениях в информации о товаре, таких как вес или общий объем, в то время как коммерческий документ содержит только точную и полную информацию.

Как правильно оформить инвойс?

Инвойс — основной документ, связанный с перевозкой товара, и тщательно проверяется таможней. В соответствии с пунктами 4.1 и 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, ошибки в подобной документации не допускаются или могут быть исправлены следующим образом:

• Неправильный текст зачеркивается одной линией;
• Правильная информация подписывается выше;
• В измененном документе рядом с зачеркнутым текстом должна быть надпись «исправлено», заверенная подписями ответственных лиц.

Одним из важных аспектов при составлении инвойса являются правила, которые регулируют его оформление и содержание. Помощь в этом вопросе может оказать письмо от ФНС РФ от 21.08.2009 № ШС-22-3/660, содержащее систематизированные материалы по документированию операций при транспортировке товаров. Согласно этому документу, инвойс должен содержать следующие данные:

1. Реквизиты продавца и покупателя (ФИО, адреса).
2. Подробное описание товара.
3. Цена за единицу товара и общая стоимость груза (если это коммерческий счёт).
4. Основные условия поставки товара.

Самое главное — не забывать о четкой информации, которая касается товара. Необходимо прописывать все возможные данные как можно подробнее: маркировку, материал, технические свойства и характеристики, сферу применения, цвет, фактуру, параметры, точное наименование. Правильное оформление документации — это залог растаможки и успешной доставки груза. Более подробно о полной процедуре растаможки можно узнать в статье «Что такое растаможка?», которая расположена здесь.

Если у вас нестандартная ситуация и вы не знаете, как оформить инвойс в конкретном случае, то рекомендуется связаться с профессиональным юристом. Возможно, он сможет помочь вам с консультацией в режиме онлайн. Специалист ответит на все вопросы относительно доставки товара и оформления сложной сопутствующей документации.

Если у вас остались вопросы, то вы можете обратиться за помощью к юристам. Просто кликните и выберите лучших.

Доверьте свои юридические задачи профессионалам. Наши юристы готовы выполнить заказ за указанную вами стоимость. Изучение законов, чтение статей и разбирательства – это наша работа, а не ваша.

Мы гарантируем полное выполнение поставленных задач.

Что представляет собой счет-проформа и в чем его особенности

Счет-проформа (проформа-счет) – это предварительный счет на товары или услуги, который продавец направляет покупателю в соответствии с условиями сделки и без необходимости оплаты. Такой документ широко используется в международной практике и не имеет строгой формы оформления. В нем указывается цена и стоимость товаров. Вы можете скачать образец счета-проформы на нашем сайте.

Существенное различие между счетом и счетом-проформой заключается в том, что счет представляет собой документ для оплаты, в то время как счет-проформа не содержит требований об уплате указанной в ней суммы и не является основой для заключения сделки.

Проформа инвойс имеет исключительно информативный характер, и ее можно составить на отгруженный, но еще не проданный товар. Покупатель, изучив документ, сможет определить стоимость товара.

Подробности о счете-проформе

• Подтверждает отгрузку товара, но не факт его продажи.
• Продавец направляет ее покупателю в соответствии с договором.
• Оформляется при ввозе товаров на таможенную территорию РФ под выбранный таможенный режим.
• Составляется в двух экземплярах: один на русском и один на английском языке.
• Данный документ используется для различных видов транспорта, включая воздушный, водный, автомобильный и железнодорожный.
• Этот документ должен быть предъявлен таможенным органом декларирующему лицу при ввозе и вывозе товаров из РФ для подтверждения заявленных данных о таможенной стоимости.
• Один экземпляр документа вручается уполномоченному лицу склада временного хранения, а второй остается в таможенном органе.

Этот документ необходим при проведении таможенного контроля и таможенном оформлении грузов. Продавец отправляет покупателю счет-проформу до того, как будут известны некоторые детали счета. Например, точный вес груза может быть неизвестен, но в контракте указано, что покупатель должен оплатить ту часть веса, которая будет удостоверена в месте выгрузки. Поэтому продавец укажет только предполагаемый вес в этом документе. Окончательный счет будет выставлен только после уточнения всех деталей.

В следующих ситуациях выписывается счет-проформа:

• если товар бесплатно предоставляется, например для отправки на международные выставки или экспертизы;
• если пункт контракта предусматривает авансовый платеж со стороны покупателя;
• если совокупная стоимость или некоторые характеристики товара еще не установлены;
• если оплата будет осуществлена в соответствии с другим документом.

Образец счета-проформы часто используется в качестве товаросопроводительного документа. В нем можно указать допустимые отклонения по количеству отправляемых продуктов.

В отсутствие товарных накладных, счетов или счетов-фактур, таможенные органы считают счет-проформу основным документом.

5 основных правил проверки инвойсов

Стоит иметь в виду, что официальный инвойс — это важный бумажный документ, необходимый для проведения сделок. Для успешной транзакции и избежания вопросов со стороны валютного контроля необходимо внимательно проверить международный счет на наличие следующих моментов:

• оригинал и пять копий;
• полное описание товара с указанием необходимых данных, в противном случае инвойс требует доработки;
• стоимость товара, выраженная в валюте определенного государства;
• пункт с объявленной ценностью, в котором указаны все элементы ее стоимости;
• наличие подписи продавца, которая будет проверена покупателем.

Также необходимо оформить транспортную документацию.

Инкотермс-2020: что это такое?

В мировой торговле используются унифицированные правила, представленные в Инкотермс 2020. Они описывают права и обязанности каждой из сторон договора и имеют аббревиатуры внешнеторговых терминов, которые отражают мировую коммерческую практику.

Слово Инкотермс переводится с английского как «международные коммерческие правила». Первая редакция была опубликована в 1936 году и далее несколько раз редактировалась до 1980 года. С того времени страны договорились обновлять Инкотермс каждые 10 лет. На данный момент последним обновлением правил стал Инкотермс 2020.

Внешнеторговый контракт не может быть заменен этими правилами, но таможенные представители могут упростить его, используя их. Здесь не указывается переход права собственности, стоимость товара и оплата. Имеется задача Инкотермса — фиксировать распределение обязательств и финансовых расходов между участниками внешнеэкономического договора. Сюда входят оплата перевозки, страховка, работа с таможней, различные платежи и другие условия, которые нужно согласовывать между сторонами.

Последняя версия Инкотермса почти не менялась, поэтому декларантам будет удобнее вести внешнеторговые операции. Правила делятся на группы: отгрузку, доставку, основные перевозки, оплаченные продавцом или покупателем.

Рассмотрим подробнее каждое из одиннадцати правил:

1. Понятие «Франко завод» или EXW описывает условия передачи товара от продавца к покупателю. Согласно правилам EXW, продавец обязан передать товар на складе или на торговой площадке, после чего риск переходит на покупателя. Продавец должен оказать помощь в таможенном оформлении, но за совершение любых других действий не несет ответственности. Транспортные ограничения не установлены. Цена включает лишь стоимость груза, а также указана в инвойсе. Осуществление доставки и таможенного оформления лежит на покупателе.
2. При выборе условия FCA — свободный перевозчик, практически 50% всех товаров перевозятся по этой схеме. Если продавец передал товар, загруженный на определенном транспорте в указанном месте и выпущенном таможенным органом в рамках экспорта, то он считается исполнившим свои обязательства. Весь расход возлагается на продавца, а покупатель занимается импортным оформлением. Возможно использование любого транспорта. Продавец должен выставить инвойс, где указана стоимость груза с экспортным оформлением и уплаченными пошлинами, но без стоимости доставки.
3. CPT — «Перевозка оплачена до». Задача продавца заключается в передаче товара перевозчику, который был выпущен таможней для экспорта. Весь путь до места доставки оплачивает продавец, включая все затраты, кроме расходов на разгрузку и таможенную процедуру импорта, которые ложатся на покупателя. Способ доставки может быть любым. В стоимость входят все расходы на продукцию, ее полную стоимость.
4. CIP — «Перевозка со страховкой оплачена до». Процедура аналогична CPT, однако продавец также отвечает за страхование продукции. Все расходы, включая стоимость страховки, входят в цену. Разгрузка оплачивается отдельно и не входит в стоимость. Данный способ доставки подходит для любого транспорта.
5. DELIVERED NAMED PLACE UNLOADED (DPU) — «Поставка до места разгрузки». Когда продавец доставляет товар до назначенного места, выполняет экспортные таможенные процедуры, уплачивает необходимые пошлины и сборы, его обязательства по контракту прекращаются. Покупатель отвечает только за импортное оформление. Это правило появилось вместо прежнего правила DAT в последней версии Инкотермса. Новое правило расширяет место доставки с терминала на любую локацию. Вид транспорта не ограничен. Цена счета-фактуры включает стоимость товара, таможенное оформление, ввозные пошлины и доставку. Это единственное правило, где продавец сам осуществляет разгрузку.
6. Международный контракт может быть выполнен по условию DAP — «Поставка в пункте». Продавец будет считаться исполнившим обязательства, если передаст товары покупателю в определенном месте, где они будут готовы к выгрузке. Покупатель несет расходы только на разгрузку и оформление импорта, а груз должен быть выпущен таможней. В доставке груза может быть использован любой транспорт. В общую цену входят стоимость товара, экспортное оформление, пошлины и доставка;
7. Продавец должен обеспечить выполнение контракта по условию DDP — «Поставка с оплаченной пошлиной». В этом случае он передает готовый к выгрузке товар, прошедший таможенный контроль, покупателю. Все затраты, кроме разгрузки несет продавец. Доставка товаров доступна любым транспортом, а в цену входят окончательная стоимость товара, таможенная очистка, пошлины и налоги, а также доставка.
8. FAS («Свободно вдоль борта судна») — одно из старейших правил морской и речной перевозки, согласно которому продавец считается исполнившим свои обязанности после того, как груз был размещен вдоль судового борта и прошел процедуру экспорта. Покупатель должен самостоятельно заниматься загрузкой, транспортировкой и уплатой импортных пошлин. Цена, указанная в счете, включает в себя конечную стоимость груза, экспортное оформление и транспортировку до порта отгрузки, а также разгрузку на причале.
9. FOB — Свободно на борту. Контрактные обязательства продавца считаются выполненными после передачи товаров покупателю, размещенных на корабле и прошедших таможенный досмотр. Эти условия применяются для перевозок как по морю, так и по реке. В данном случае покупателю остается только разгрузить товар и переместить его в место назначения, а также оплатить импортную пошлину. Стоимость услуги включает в себя полную стоимость товара, доставку до порта и оформление экспорта.
10. CFR — Цена и фрахт. Продавец обязан передать товар покупателю, размещенный на корабле и прошедший таможенный контроль. Ответственность за фрахт остается на продавце, а покупатель оплачивает импортную пошлину и разгрузку при доставке товара. Стоимость товара включает в себя фрахт, доставку до порта назначения, экспортное оформление и ввозную пошлину.
11. CIF — стоимость, страхование и фрахт («Фрахт вместо со стоимостью и страхованием») — термин, похожий на CFR, но он Включает страхование продукции как обязательство продавца, которое добавляется к общей стоимости CIF.

В 1936 году был разработан набор правил, чтобы облегчить понимание обязательств по отгрузке, разгрузке, страхованию и доставке внешнеэкономических партнёров. С 1980 года эти правила пересматриваются каждые 10 лет. Последняя редакция Инкотермс от 2020 года включает 11 терминов.