Как эффективно управлять временем фрилансеру: практические советы для работы на себя

Люди, занимающиеся работой по графику с 8 до 17, возможно, будут в недоумении, услышав от фрилансера о нехватке времени. Для большинства людей фриланс ассоциируется с легкостью: что-то похожее на непрерывный отпуск, проведенный за компьютером.

Однако мы понимаем, что фриланс полон своих нюансов. Одним из ключевых проблем является необходимость самостоятельно организовывать свое время. В условиях «обычной» работы все решения принимает начальство, а мы просто следуем инструкциям, тогда как дома мы одновременно являемся и руководителем, и исполнителем.

В дальнейшем «Мой Рубль» представит детальную инструкцию для тех, кто не знает, как управлять своим временем. Если вы работаете из дома, проводите за компьютером по 12-14 часов, но по-прежнему не успеваете выполнить даже половину намеченного — эта статья именно для вас.

Основные правила тайм-менеджмента для фрилансеров (+видео с подбором советов)

Меня зовут Денис, и уже большую часть своей жизни я занимаюсь фриланс-копирайтингом. Этот опыт научил меня эффективно организовывать свое время. Сегодня я поделюсь рядом советов, которые действительно помогают повышать продуктивность и увеличивать доход.

Сначала — кратко о главных принципах:

1. Планируйте не только рабочие часы. Важно учитывать приблизительное время на сон, приемы пищи, прогулки, поездки за продуктами, занятия в спортзале, отдых и прочее. Это позволит точнее составлять рабочий график.
2. Не забывайте оставлять небольшие резервные временные промежутки, особенно если есть вероятность форс-мажоров. Например, в среду днем вам может понадобиться время на закупку продуктов, это займет 2 часа, но в случае пробки или очереди на кассе, возможно, вам понадобится 3 часа. Поэтому есть смысл добавить 1 час на непредвиденные обстоятельства.
3. Оставляйте свободные часы. В это время можно отдохнуть, поучиться или доделать те дела, которые не удалось завершить в течение дня.

Держите свой распорядок всегда под рукой. Это может быть блокнот на столе, открытый файл в Excel или запущенное приложение.

Теперь давайте рассмотрим более подробно, как именно стоит строить график и управлять своим временем.

Пошаговая инструкция: создаем идеальный график и учимся правильно планировать время и задачи

В данном разделе мы акцентируем внимание на ключевых аспектах процесса планирования.

Увлекательный эксперимент: Какой доход можно получить от фриланса без наличия опыта.

Определяем свое продуктивное время (+видео)

Вы когда-нибудь замечали, что эффективность работы меняется в зависимости от времени суток?

Некоторым людям удобнее работать ночью: в это время они чувствуют себя более сосредоточенными, меньше отвлекаются и получают дополнительное вдохновение. В то же время, кому-то больше подходит день для продуктивной деятельности.

Эти привычки можно выявить только через личный опыт. Если вы уже не первый месяц занимаетесь фрилансом, вы, вероятно, успели определить для себя наиболее продуктивные часы.

Основывайтесь на этом: организуйте свой рабочий процесс так, чтобы ваш пик эффективности совпадал с “рабочим” временем суток. В идеале это должно быть либо начало рабочего дня, либо именно в эти часы стоит решать самые сложные и ответственные задачи, требующие высокой концентрации.

Определяем фронт работ — на день, неделю, месяц

Если вы уже давно работаете и у вас установлен четкий рабочий ритм, то вы имеете хотя бы общее представление о задачах, которые необходимо решать ежедневно. Кроме того, вы понимаете, сколько времени уходит на каждую из них.

Задача фрилансера заключается в том, чтобы организовать свои работы так, чтобы для каждой из них был выделен конкретный день и определённое время. Это означает, что вы должны вставать утром и понимать, что сегодня необходимо посвятить 2 часа «Заказу 1», по 1 часу — «Заказу 2» и «Заказу 3», а также 3 часа — «Заказу 4».

Необходимо распределять большие задачи по дням недели (если они особенно объемные — то и по месяцам). При этом важно учитывать небольшие погрешности как в времени, так и в днях: не стоит планировать все впритык к окончательному сроку. Возможны ситуации, когда пропадет интернет, задачи могут оказаться сложнее ожидаемого, либо появится срочный заказ, который займет время. Поэтому всегда планируйте выполнение задач с учетом времени на их завершение до установленного дедлайна.

Оцениваем задачи: по приоритету, сложности и личному отношению (+видео)

Каждую задачу следует оценивать по следующим критериям:

1. Приоритет. Насколько критична для вас данная задача? Это что-то действительно важное или рутинная работа, которую можно отложить и выполнить без особого усилия?
2. Сложность. Требует ли задача максимальной концентрации, или её можно выполнить в расслабленном режиме, без особых усилий?
3. Личное отношение. Вы испытываете интерес к этой задаче, или она вам не нравится?
4. Время, необходимое для выполнения (об этом подробнее расскажем далее).

В начале рабочего дня следует сосредоточиться на самых сложных и важных задачах, а также на тех, которые вам не нравятся. Это поможет вам быстрее завершить дела, требующие максимального внимания.

После выполнения таких задач рекомендуется сделать небольшой перерыв. Это позволит вашему мозгу отдохнуть после интенсивной работы, и затем будет легче переключиться на более мелкие задачи.

Разбиваем крупные задачи

Ответьте как можно скорее: вам удобнее выполнять большие объемы работы за один раз или предпочитаете разбивать задачи на несколько меньших этапов?

Для большинства людей более предпочтителен именно второй способ. Это напоминает школьную систему: мы занимаемся по 45 минут, делая паузы между каждым уроком, и занятия отличаются друг от друга. В результате мозг не перегружается от однородной информации (поскольку предметы разные) и получает возможность для отдыха (перемены).

Необходимо разбивать не только задачи, которые невозможно выполнить за один подход. Если это вам подходит, делите даже ту работу, которая может быть завершена за несколько часов.

Также ознакомьтесь с: Возможно ли зарабатывать во время путешествий или это всего лишь миф?

Эта задача может быть выполнена только в том случае, если ее можно разбить на независимые шаги. Это поможет избежать потери времени на «пересеты» при возвращении к работе.

К примеру, вам необходимо создать текст объемом 15 тысяч символов, что займет около 4 часов. Если писать его за один раз неудобно или невозможно, попробуйте разделить процесс на этапы:

1. Разработка идеи, изучение аналогичных материалов (если они имеются), создание черновика структуры — 30 минут.
2. Написание самых сложных или непривлекательных частей текста — 60 минут. Если вы начнете с этой трудной работы, дальнейшие этапы будут проходить легче, и вам не придется искать отговорки, чтобы отложить задачу.
3. Первый этап написания оставшейся части текста — 60 минут. Здесь мы выбираем несколько разделов и полностью их прописываем.
4. Второй этап написания оставшихся частей — 60 минут. Заканчиваем все недописанные разделы.
5. Краткий контроль, корректировка и проверка механических параметров (тошнота, уникальность, стилистическая оценка) — 30 минут.

Ключевой момент: ни один из этапов не следует оставлять незавершенным. Не прекращайте писать текст, пока не закончите целый раздел — иначе на следующем дне придется тратить время на восстановление мыслей о том, что вы собирались сказать.

Используем приложения для дисциплины и контроля времени (+обзор приложений)

Существует множество приложений для отслеживания времени — как для мобильных устройств, так и для компьютеров. Если у вас есть интерес, попробуйте их.

Если же желания нет — можно обойтись всего лишь двумя инструментами:

1. Таймер (это может быть как приложение, так и браузерная вкладка). Важно, чтобы он имел опцию вывода текста. Один из простейших вариантов — onlinetimer.ru. Полезно приучить себя запускать таймер для каждой задачи.
2. Блокировщик нежелательных сайтов для браузера. Например, плагин StayFocused для Chrome. Он позволяет либо полностью закрыть доступ к определенному сайту, либо установить лимит по времени на его посещение. К примеру, вы можете разрешить заходить на Вконтакте всего на 10 минут в день.

Защищаемся от отвлекающих факторов (+видео)

Наиболее серьезные препятствия для соблюдения графика создают:

1. Социальные сети.
2. Бродяжничество по Интернету.
3. Просмотр видеоматериалов на YouTube (или в соцсетях).
4. Общение (не только через социальные сети, но и через мессенджеры).

Если ваша работа не требует постоянной связи или использования браузера, постарайтесь закрыть это приложение и держать его вне поля зрения. Например, можете убрать ярлык браузера с панели быстрого доступа Windows.

Планируем перерывы, выходные и отпуска

Основные рекомендации по организации отдыха:

1. Если нет возможности взять отпуск в желаемые даты, лучше всего планировать отдых в те моменты, когда рабочий процесс останавливается или существенно замедляется. Обычно это происходит во время новогодних каникул, а В июле и августе (многие находятся в отпусках). Кратковременные перерывы в работе наблюдаются 1 сентября, 8 марта, 14 и 23 февраля, а Во время Пасхи.
2. Не забудьте учитывать выходные при составлении недельного расписания.
3. Перерывы в работе следует включать при разработке как недельного, так и дневного графиков.

Наглядный пример моего рабочего графика

Теперь рассмотрим пример того, как фрилансер может организовывать своё время.

Я занимаюсь копирайтингом — это моя основная деятельность, которой я посвящаю в среднем 8-10 часов каждый день и работаю 6 дней в неделю. У меня гибкие выходные — я выбираю их по своему усмотрению. То же самое касается и отпусков.

У меня есть несколько клиентов, с которыми я долгосрочно сотрудничаю. Я хорошо понимаю, какой объем работы они мне поручают и в какие сроки необходимо выполнять задачи. Заказы поступают обычно большими партиями, каждая из которых требует около 10 до 30-40 рабочих часов.

Также читайте: Способы вывода доходов фрилансера из интернета на банковскую карту без комиссии.

Существуют и другие клиенты, которые делают заказы на небольшие объемы работы или делают это нерегулярно. Это можно рассматривать как дополнительную работу, при которой выделяется менее значимый приоритет (если нет необходимости в срочности).

Мое планирование выглядит следующим образом:

У меня есть файл Excel, содержащий три отдельных листа: «Сегодня», «Неделя» и «Месяц». Я заполняю их в такие дни:

1. Лист «Сегодня» обновляю всегда в конце предыдущего дня (например, в среду вечером, после завершения работы, я заполняю его для четверга). Каждая задача имеет приоритет, который указывается цифрой — от 1 и выше, а также примерное время в минутах на выполнение.
2. Лист «Неделя» можно заполнять в течение предыдущей недели. Когда поступают новые заказы, я распределяю их по дням текущей (или следующей) недели. В воскресенье я ухожу на упорядочение этого списка: корректирую его, при необходимости планирую примерное время, которое выделю под различные задачи.
3. Лист «Месяц» планируется аналогично неделе, но без деталей (без указания времени и приоритета, но с дополнительными комментариями — если что-то нужно запомнить). Обычно я привожу план на месяц в порядок 29-31 числа предыдущего месяца.

Стараюсь работать в пределах с 10 до 24 часов, причем самые важные (наиболее крупные, срочные, а также проекты, которые не вызывают у меня интереса) задачи всегда ставлю на первые часы работы.

Ваше время не бесконечно, цените его!

Не устанавливаю строгих временных рамок для начала рабочего дня: могу начать в 9:30, а могу и в 11. Перед тем как приступить к работе, обычно трачу 10 минут на изучение социальных сетей, сообщений в мессенджерах и почте. Ответы на сообщения делаю как по личным вопросам, так и по рабочим, и стараюсь это выполнить за завтраком — чтобы оптимально использовать время.

После этого все социальные сети прекращают работу, а из мессенджеров в доступе остаётся лишь Телеграм.

Мой рабочий день обычно организован следующим образом:

1. 3-4 часа — на выполнение основных/значительных/неприятных/срочных задач. Обычно их у меня 1-2, иногда 3. Я всегда делю их на несколько этапов (то есть сначала 30-40 минут работаю над одной задачей, потом переключаюсь на 30-40 минут на другую, а затем снова возвращаюсь к первой, и так продолжаю).
2. 1-2 часа — обязательный перерыв от работы. В это время занимаюсь или домашними делами, или гуляю, или совершаю покупки. В этот период я ем и, за едой, просматриваю ленты в соцсетях, мессенджерах и проверяю электронную почту.
3. 2 часа — продолжение работы. Если остались незавершенные срочные задачи, то их завершаю в первую очередь. Если срочных задач нет, продолжаю заниматься основными. Принцип остается прежним: каждую задачу разбиваю на отрезки по 30-40 минут и чередую их.
4. 2-3 часа — перерыв. Этот перерыв я делаю 3-5 раз в неделю для занятий спортом или активного отдыха (катаюсь на велосипеде, плаваю в бассейне). Если на этот день занятия не запланированы, то у меня есть 30-60 минут на срочные домашние дела или обучение.
5. 2-4 часа — работа. Завершаю основные задачи, запланированные на день, которые не успел выполнить, и беру дополнительные заказы.

Я планирую свой рабочий график по такому принципу уже более одного года — с начала 2017 года. Это результат многолетнего опыта, самопроверок, анализа и постоянного совершенствования рабочего процесса. Пользуйтесь на здоровье!