Когда бизнес достигает определенных масштабов и формирует устойчивую корпоративную структуру, основным связующим элементом становятся бизнес-процессы, регламенты и документация. Обычно это происходит, когда количество сотрудников превышает 30, и руководитель не может позволить себе ежедневно общаться с каждым из них.
Для того чтобы работники могли действовать самостоятельно, без постоянного контроля со стороны, необходимы документированные инструкции и отчеты. Бюрократия — это неизбежное требование, своего рода «клей», на котором держится любая крупная организация. Однако каждому руководителю известно, что существуют документы, которые не должны попадать в руки несанкционированных лиц, включая сотрудников смежных подразделений. С увеличением числа сотрудников в офисе возрастают риски утечки корпоративных секретов: ноу-хау, баз клиентов, условий сделок и других важных данных. Это подразумевает, что существует определенный объем офисной документации, которую нельзя просто утилизировать. Этим должны заниматься ответственные лица.
Сегодня «Мой Рубль» представляет вам необычный материал. Мы подробно рассмотрим, что такое шредеры, для чего они нужны, какие уровни секретности существуют и как правильно их выбирать.
Содержание
Что такое шредер и зачем он нужен в офисе
Шредер » это незаменимый ассистент каждого офисного работника, который необходим для выполнения различных задач в повседневной деятельности. С помощью данного устройства можно быстро устранить ненужные документы, высвобождая пространство на рабочем месте и в шкафах. Однако, помимо поддержания порядка, шредеры выполняют еще одну ключевую функцию. Они уничтожают бумаги, содержащие информацию, которая не должна оказаться в чужих руках, гарантируя конфиденциальность.
Для ряда людей вопрос «Что такое уровень секретности шредера?» остается неясным. Давайте разберемся.
Срезая документ на множество крошечных фрагментов, устройство делает практически невозможным восстановление информации, которая была записана на нем. Это имеет значение практически для всех серьезных организаций, работающих в офисной среде. Однако в некоторых случаях требуется максимальный уровень секретности шредера.
При выборе шредера для защиты коммерческой тайны в офисе важно обратить внимание на уровень безопасности устройства, который определяется стандартами шредирования. Наиболее распространенные стандарты — это P-2, P-3, P-4, P-5 и P-6, где более высокий номер соответствует более мелким фрагментам бумаги после шредирования. Для защиты конфиденциальной информации лучше выбирать шредеры уровня P-4 и выше, так как они обеспечивают более высокий уровень защиты и делают восстановление информации практически невозможным.
Также стоит учитывать производительность шредера, которая определяется его способностью обрабатывать определенное количество листов бумаги за один раз. Если в офисе обрабатывается большое количество документов, стоит выбирать модели с высокой производительностью и функцией непрерывной работы. Дополнительные возможности, такие как шредеры с функцией уничтожения пластиковых карт и CD-дисков, могут значительно повысить уровень безопасности, особенно если в компании хранится чувствительная информация в разных форматах.
Не менее важным аспектом является уровень шума и размер шредера. Устройства с низким уровнем шума предпочтительнее для офисной обстановки, так как они не будут отвлекать сотрудников от работы. Также стоит обратить внимание на компакты шредера и его мобильность — наличие колесиков и легкость в переноске помогут разместить шредер в наиболее удобном месте, что повысит его эффективность в использовании.
Уровни секретности шредеров: что это и сколько их бывает
При покупке шредера сотрудники организаций часто стремятся выбрать наиболее экономичный вариант. Чтобы избежать лишних расходов и одновременно гарантировать необходимый уровень надежности при уничтожении данных, покупателям следует заранее решить, какой шредер для офиса им нужен.
Несколько лет назад существовала классификация шредеров по степени секретности, которая выделяла 5 уровней. Однако в настоящее время вступил в силу новый стандарт, увеличивший количество уровней до 7. Давайте рассмотрим каждый из них. Обладая этой информацией, покупатели смогут определить, какой уровень секретности шредера подходит именно им.
Шредер для бумаги: класс секретности » начальный
Наименьшая степень надежности шредеров определяется как P1 и P2. Шредеры первого уровня секретности разделяют бумагу на полоски шириной в 12 мм, в то время как второго уровня — на 6 мм. В итоге формируются от 18 до 35 полос, длина которых не изменяется и остается равной оригинальному листу.
Как мы можем заметить, шредеры с уровнем секретности 2 затрудняют полное уничтожение документа, что делает его восстановление возможным. Этот метод резки идеально подходит для утилизации бумаг, содержащих не конфиденциальные данные. Переработка каждой страницы проходит быстро, однако корзина заполняется остатками тоже вполне стремительно и беспорядочно.
Следующий тип шредеров — P3. Устройства 3 уровня секретности измельчают бумагу на узкие фрагменты, ширина которых не превышает 2 мм. Такие шредеры рекомендуется использовать для обработки внутренних документов, которые могут быть интересны некоторым злоумышленникам. Если остатки бумаги будут украдены, собрать из них оригинальный лист без специализированного оборудования станет невозможным.
Какой шредер купить для офиса: оптимальный вариант
P4 — оптимальный выбор для большинства современных организаций. Шредеры с 4 уровнем секретности способны мгновенно разделить стандартный лист А4 на 390 частей. Этот метод обеспечивает надежное уничтожение даже самой деликатной информации, такой как:
- персональные данные руководителей и сотрудников;
- финансовые отчеты;
- носители, содержащие коммерческую тайну.
Исследования подтвердили, что восстановить уничтоженные данные вручную невозможно. В большинстве случаев это исключает вероятность утечки информации. Это возможно лишь при участии специализированных служб, которые могут обрабатывать изображения фрагментов с помощью специального программного обеспечения, извлекая некоторую информацию. Заказать такие услуги в коммерческих целях невозможно.
Пятая категория — P5. Шредер с 5 уровнем секретности настолько эффективен, что применяется для обработки документов с любой степенью важности. Стандартный лист А4 измельчается на огромное количество мелких частей. Их может быть не менее 2000.
Шпионы бессельны: шредеры со степенью секретности 6 и 7
Максимальные уровни секретности » это P6 и P7.
Шредеры с 6 уровнями секретности в основном используют государственные учреждения. Устройства 7 уровня способны разбивать обычный лист формата А4 на 12 400 кусочков, размеры которых составляют около 1 и 5 мм.
Такой детальный подход к уничтожению информации обеспечивает защиту от восстановления даже с использованием наиболее современных технологий и программного обеспечения. Шредеры с 7 уровнем секретности разработаны для утилизации документов, содержащих данные, относящиеся к государственной тайне. Они предоставляют своим пользователям исключительную защиту информации и являются наиболее высокотехнологичными среди всех существующих моделей. Тем не менее, у них есть некоторые особенности:
- для окончательной утилизации листов эти устройства требуют больше времени по сравнению с обычными моделями, используемыми в коммерческих компаниях;
- они не предназначены для переработки носителей, отличных от бумаги. Какие функции выполняют шредеры других уровней? Компьютерные диски, различные электронные устройства и пластиковые карты » все это они уничтожают, наряду с бумажными документами. Если такая задача стоит, шредер 7 уровня секретности не рекомендуется;
- режущие элементы аппаратов требуют внимательного и регулярного обслуживания — только так устройство сможет функционировать корректно на протяжении многих лет.
