В 2016 году, летом, был принят 290-й Федеральный закон об онлайн-кассах, который должен изменить положения 54-ФЗ “О применении ККТ”. Согласно этому нововведению, все кассовые аппараты с 1 июля 2017 года обязаны передавать электронные копии чеков в налоговые органы в режиме онлайн.
Это новшество приносит значительные трудности для предпринимателей: здесь и необходимость заменить оборудование, и процесс регистрации новых устройств, и обновленные подходы к работе с комплектующими — в общем, это довольно запутанный процесс. Давайте вместе с журналом «Мой Рубль» постараемся разобраться в этом вопросе, чтобы избежать ошибок и сделать все корректно.
Содержание
Государство обязало заменить старые кассовые аппараты
Приветствую. Меня зовут Алексей. Разумеется, изменения затронули и меня, так как я отвечаю за настройку контрольно-кассовой техники (ККТ) в нашей компании. Государство обязывает практически все организации и индивидуальных предпринимателей (ИП) заменить устаревшие кассовые аппараты на новые.
С момента принятия 54-го федерального закона прошло уже полгода, но этот вопрос продолжает оставаться актуальным, особенно при открытии новой компании или увеличении количества касс, с этим предстоит столкнуться каждому.
За несоблюдение требований предусмотрены штрафы в размере десятков тысяч рублей.
Некоторые предприниматели обращаются к специализированным компаниям для настройки «под ключ», однако это может стоить несколько тысяч рублей. Я поделюсь, как можно выполнить эту задачу самостоятельно и абсолютно бесплатно, затратив не более двух часов своего времени.
С 01.07.2018 замена старых ККТ на новые стала обязательной для налогоплательщиков на патентной системе, а также для тех, кто использует единый налог на вменённый доход и компании, работающие с автоматизированными расчетными устройствами, такими как платёжные терминалы и вендинговые аппараты.
Как сменить старые ККТ на новые онлайн-кассы
Регистрировать кассовый аппарат самостоятельно рекомендуется только тем, кто имеет хотя бы базовые знания в этой сфере. Людям без соответствующего опыта лучше от таких попыток воздержаться (даже если следовать моей инструкции).
Для экономии на установке онлайн-кассы важно тщательно изучить требования и регламенты, касающиеся работы ККТ в вашем регионе. Сначала ознакомьтесь с законодательством, чтобы знать, какие документы и сертификаты нужны для легального использования кассы. Скачайте необходимые инструкции и правила, чтобы избежать ошибок при подключении и настройке устройства. Важно выбрать подходящий тип кассы в зависимости от специфики вашего бизнеса — розничной торговли, оказания услуг или интернет-продаж.
Следующий шаг — самостоятельная настройка программного обеспечения. Большинство производителей онлайн-касс предлагают подробные инструкции по установке и настройке ПО. Изучите эти материалы и следуйте им пошагово. Возможно, вам понадобится подключить кассу к интернету и зарегистрировать ее в налоговом органе через онлайн-сервис. Не забывайте о необходимости обновления программного обеспечения, что также можно сделать самостоятельно, избегая дополнительных затрат на услуги специалистов.
При возникновении вопросов не стесняйтесь обращаться на форумы или в специализированные группы, где опытные коллеги смогут помочь решить проблемы. Так вы сможете получить полезные советы и рекомендации, не оплачивая консультации. Также полезно обратить внимание на видеоматериалы и вебинары, которые могут наглядно продемонстрировать процесс установки и настройки онлайн-кассы.
Это под силу лишь системным администраторам, специалистам в IT или опытным бухгалтерам, разбирающимся в компьютерных технологиях. Существует вероятность ошибки, когда потребуется замена фискального накопителя (ФН) — устройства хранения данных кассового аппарата. ФН сохраняет все выданные чеки, шифрует их и присваивает уникальный код для проверки. Стоимость ФН начинается от 7 тысяч рублей.
При самостоятельной настройке кассовой техники можно сэкономить.
Все необходимые инструкции я нашёл в интернете, а также получил помощь от компании, где приобретали кассовый аппарат. Руководство по регистрации ККТ в налоговой службе я обнаружил на их официальном сайте (nalog.ru). Оно представлено в пошаговом формате с иллюстрациями, поэтому ошибиться практически невозможно. Фискализацию (регистрацию) самой кассы я выполнил, следуя указаниям с сайта производителя ККТ.
Добавить кассовый аппарат в онлайн-кабинет оператора фискальных данных (ОФД) мне помогли специалисты технической поддержки моего оператора. ОФД — это организация, которая получает чеки от ККТ и отправляет их в налоговые органы. Непосредственно перед этим я изучил все доступные инструкции, посмотрел множество видео на Youtube и провёл время на форумах. В итоге, на самостоятельное обучение у меня ушёл целый день.
Шаг первый — регистрация новой ККТ
Сначала необходимо пройти авторизацию на портале налоговой службы с использованием электронной цифровой подписи (такой подписью располагает почти каждая организация) и перейти в раздел “Учёт ККТ”. Затем следует нажать на кнопку “Зарегистрировать ККТ”.
После этого откроется форма для подачи заявления на регистрацию новой кассовой системы. В ней нужно указать КПП торговой точки, где будет функционировать касса, адрес установки, название торговой точки, модель кассы и её заводской номер (который можно найти на самой кассе или в паспорте), номер и модель фискального накопителя (ФН), а также название и ИНН оператора фискальных данных (ОФД).
Не забудьте выбрать режим работы кассы: автономный (для населённых пунктов с населением менее 10 тысяч человек или в удалённых от сетей связи местностях) или онлайн (с передачей чеков в режиме реального времени).
Уверены в своих силах? Сможете сделать всё и сами, руководствуясь материалом данной статьи.
После того как все поля будут заполнены, нажимаем кнопку “Подписать и отправить”.
Заявление направляется на проверку, которая займёт не более одного рабочего дня. Ожидайте присвоения 16-значного регистрационного номера. Этот номер действителен только один день после его получения, поэтому не стоит медлить.
Получив регистрационный номер, можем переходить к самой ККТ для её фискализации (регистрации). Каждая модель кассового аппарата имеет свои драйверы, которые необходимы для настройки устройства.
В драйвере кассы в соответствующем разделе меню нужно указать номер ФН, наименование ОФД и его ИНН, регистрационный номер с сайта налоговой службы, систему налогообложения вашей организации, адрес установки ККТ, ИНН и полное название вашей организации. После завершения фискализации из кассового аппарата будет выдан чек — отчет о регистрации.
Шаг второй — присвоение онлайн-кассе регистрационного номера
Возвращаемся на сайт налоговой службы с отчётом о регистрации в тот же раздел, где проводили регистрацию ККТ. Выбираем строку с нашей кассой и нажимаем на опцию “Завершить регистрацию”. Появится поле, в которое требуется ввести информацию обязательного отчёта о регистрации — дату и время, фискальный признак, номер фискального документа, а также ИНН ОФД. После ввода всех данных нужно нажать “Подписать и отправить”.
Важно дождаться подтверждения о том, что ККТ успешно зарегистрирована. С этого момента кассовый аппарат будет числиться на учёте. Если после получения регистрационного номера не произвести фискализацию кассы в течение 24 часов, завершение регистрации на сайте федеральной налоговой службы станет невозможным (появится ошибка о недействительности данных). В таком случае потребуется просто заменить фискальный накопитель.
Шаг третий — добавление ККТ в онлайн-кабинет оператора фискальных данных (ОФД)
Последний шаг заключается в интеграции ККТ в онлайн-кабинет оператора фискальных данных (ОФД). В России насчитывается около десяти таких операторов, и каждый из них имеет свои нюансы при добавлении кассового аппарата. Объединяет их то, что необходимо предоставить номер ККТ, номер фискального накопителя (ФН) и регистрационный номер устройства. Рекомендуется обратиться в техническую поддержку вашего ОФД, где вам могут предоставить пошаговую инструкция или объяснить, что следует сделать.
Особенности нововведения
Одной из ключевых черт нового законодательного акта является то, что больше не требуется обязательное заключение договора на обслуживание, как это было раньше. Если у вас есть достаточные технические навыки для выполнения операций с программной настройкой и регистрацией кассового аппарата, то вы вправе это делать без каких-либо препятствий.
Сервисы обслуживания предлагают платные услуги по регистрации кассовой техники от начала до конца, а также могут заключить договор на обслуживание контрольно-кассовой техники на определённый срок. Как правило, консультации по вопросам бесплатной регистрации контрольной техники практически не предоставляются.
Кому не потребуются новые онлайн-кассы? Таких немного. Возможно, и вы из их числа.
Кто освобождён от исполнения нового закона
Существуют исключения, на которые нововведение не окажет влияния:
- Индивидуальные предприниматели, реализующие газеты и журналы в киосках.
- ИП, ведущие свою деятельность в удалённых местностях.
- Продавцы мороженого и отдачи безалкогольных напитков.
- Торговцы сезонными фруктами и овощами.
- Люди, занимающиеся уличной продажей продукции.
- Торговцы на рынках и ярмарках.
- Продавцы, использующие автоцистерны для реализации товаров.
- Аптеки, функционирующие в фельдшерско-акушерских пунктах в удалённых районах.
- Больницы, в которых отсутствуют аптеки.
Заключение
На сегодняшний день новые модели оборудования полностью соответствуют спросу, что не наблюдалось в первых двух кварталах 2017 года, когда клиентов было настолько много, что они активно приобретали все кассовые аппараты. В результате возникли очереди в магазинах, продающих ККТ. Ожидается, что аналогичный интерес возникнет и ближе к лету 2018 года, когда оставшиеся компании будут обновлять свои кассовые аппараты.
Стоит отметить: если у вашей компании имеется 5 и более кассовых аппаратов, вы можете сэкономить, самостоятельно настраивая технику. Крупные организации зачастую вовлекают своих технических специалистов. Однако, если у вас нет опыта работы с ККТ, лучше обратиться за помощью к профессионалам, чтобы избежать рисков. Благодарю за внимание.
