Офис-менеджер — это человек, который закупает канцелярские товары, ведет документацию, контролирует состояние техники, обеспечивая текущую работу офиса.
Содержание
Краткое описание
На плечи этого сотрудника ложится большой объем работы, поэтому он является негласным хозяином офиса, а Выполняет функции помощника и делопроизводителя. В странах СНГ от специалиста редко требуют знание иностранных языков, а вот в крупных корпорациях и зарубежных компаниях этого специалиста могут обязать работать переводчиком.
Профессия офис-менеджера в будущем, вероятно, претерпит значительные изменения. С развитием технологий, автоматизация рутинных задач становится более распространенной, что может снизить спрос на традиционные функции офис-менеджеров. Тем не менее, навыки управления проектами, общения и организации останутся актуальными, поскольку компании будут нуждаться в специалистах, способных координировать команды и обеспечивать эффективность внутренних процессов.
Кроме того, с увеличением удаленной работы и гибридных форматов, офис-менеджеры могут взять на себя новые обязанности, связанные с поддержанием корпоративной культуры и обеспечением взаимодействия между сотрудниками, работающими в различных условиях. Это требует развития навыков в области коммуникации, а также владения современными технологическими инструментами для эффективного управления виртуальными командами.
Таким образом, будущие офис-менеджеры должны быть готовы к дополнительному обучению и адаптации к меняющимся требованиям рынка. Важно развивать многопрофильные навыки, включая организацию мероприятий, управление временем и бизнес-аналитику, что позволит им оставаться востребованными и успешными в условиях постоянно изменяющегося бизнес-ландшафта.
Особенности профессии
Специалист легко найдет работу, ведь люди этой профессии востребованы и в маленьких, и в крупных компаниях. Этот сотрудник отвечает за бесперебойную работу офиса, выполняя мелкую, но очень важную работу. В обязанности специалиста входит:
- закупка товаров для обеспечения работы (канцелярия, бытовая химия, напитки и другие);
- контроль за чистотой в офисе;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- оформление пропусков, подготовка деловых встреч;
- проверка работы техники и вызов специалистов для ее обслуживания (ремонт, замена комплектующих и т. д.);
- контроль денежных средств, которые уходят на нужды офиса;
- административно-хозяйственная работа;
- прием и регистрация почты, ее распределение;
- встреча гостей;
- прием звонков;
- организация праздников, закупка подарков, хранение данных о сотрудниках;
- работа с документами и другие.
Перечень обязанностей зависит от офиса и уровня компании, в котором специалист работает. В некоторых случаях эта работа может быть сопряжена только с приемом звонков/корреспонденции, в других случаях сотрудник выполняет все вышеперечисленные обязанности и мелкие просьбы непосредственного начальника.
Один из малоизвестных фактов об офис-менеджерах заключается в том, что эта профессия появилась в результате развития офисного администрирования в начале XX века, а именно с ростом промышленных предприятий и необходимости организации рабочих процессов. В то время офис-менеджеры играли ключевую роль в управлении документацией и координации рабочих групп.
Интересно, что с развитием технологий и переходом к цифровому документообороту обязанности офис-менеджера значительно расширились. Теперь они не только управляют офисными процессами, но и часто выступают связующим звеном между различными департаментами, играя важную роль в корпоративной культуре и поддержании внутренней коммуникации.
Кроме того, в некоторых странах, таких как Япония, офис-менеджеры могут выполнять функции “офисного феодала”, где они ответственны не только за организацию рабочего пространства, но и за создание комфортной атмосферы, включая даже приготовление чая или организацию обедов для сотрудников, что подчеркивает их значимость в команде.
Плюсы и минусы профессии
Плюсы:
- Не возникают сложности с трудоустройством.
- Работа секретаря — лучший выбор для студентов и выпускников, которые хотят получить опыт и запись в трудовой книге.
- Опытные специалисты в этой сфере получают высокую заработную плату.
- Работа несложная и достаточно интересная.
Минусы:
- Неопытный человек будет получать минимальную заработную плату.
- Высокая ответственность и много обязанностей.
- Начальство и коллектив часто винят секретаря во всех неприятностях, которые случаются во время рабочего процесса.
- Руководители могут загружать сотрудника личными просьбами. Поэтому специалист должен успевать выполнять основную работу и задания начальника, что не всегда легко.
Существует множество заблуждений о профессии офис-менеджера, которые могут ввести в заблуждение людей, рассматривающих данную профессию. Одно из самых распространенных мнений заключается в том, что офис-менеджер – это просто секретарь с расширенными обязанностями. На самом деле, офис-менеджер выполняет множество функций, включая управление административными процессами, координацию работы сотрудников и обеспечение эффективного функционирования офиса.
Еще одним распространенным мифом является то, что офис-менеджеры не имеют значительного влияния на бизнес-процессы компании. На самом деле, офис-менеджеры играют ключевую роль в оптимизации рабочего процесса, создании комфортной атмосферы в офисе и поддержании коммуникаций между различными отделами. Их работа напрямую влияет на продуктивность и эффективность команды.
Некоторые считают, что профессия офис-менеджера не требует специальных навыков. Хотя базовые компьютерные навыки и грамотность действительно важны, успешные офис-менеджеры должны обладать навыками управления временем, организации, коммуникации и решения проблем. Эти качества помогают им преодолевать ежедневные вызовы, с которыми они сталкиваются на работе.
Также существует мнение, что работа офис-менеджера является рутинной и неинтересной. В действительности, каждый день может приносить новые задачи и дружеские взаимодействия, а разнообразие проектных заданий и организационных мероприятий делает работу динамичной и увлекательной. Офис-менеджеры часто становятся центром командной жизни, что создает множество возможностей для развития и саморазвития.
Наконец, некоторые полагают, что карьера офис-менеджера не предоставляет возможностей для роста и развития. На самом деле, этот опыт может стать отличной базой для дальнейшего карьерного продвижения, в том числе в области управления, HR или даже для открытия собственного бизнеса. Многие успешные руководители начинали свою карьеру с позиций офис-менеджеров, что свидетельствует о ценности данного опыта.
Личные качества
Представители этой профессии должны сочетать в себе тактичность и ответственность, ведь именно они координируют работу всего офиса. Часто руководители выдвигают требования к внешнему виду помощника, поэтому важна умеренность во всем: естественный женский макияж аккуратная прическа, одежда и т. д.
- Коммуникабельность.
- Отличная память.
- Доброжелательность.
- Пунктуальность.
- Грамотность и обучаемость.
- Умение работать в коллективе.
- Неконфликтность.
- Задатки и руководителя, и организатора.
- Хорошее знание иностранного языка.
- Терпеливость.
- Понимание корпоративной этики.
Представитель этой профессии — это человек, который умеет работать с людьми, отличаясь вежливостью и хорошим воспитанием.
Обучение на офис-менеджера
Место работы
Представитель профессии может найти работу в любом регионе России, просто просмотрев объявления. Специалист может трудоустроиться на предприятие, в мелкие и крупные организации, которые нуждаются в учете документации, приеме и отправке корреспонденции и встрече гостей.
Специалист должен хорошо разбираться в той работе, которую выполняют сотрудники компании. Если это юридическая компания, то офис-менеджер должен иметь базовые знания о юриспруденции и т. д.
Оплата труда
Заработная плата этого специалиста зависит от его знаний, умений и компании, в которой он работает. Работа профессионалов, закончивших курсы и знающих иностранный язык, оплачивается в 2-3 раза выше, чем работа рядовых секретарей.
Карьера
Представители рассматриваемой профессии постоянно обучаются, а получение новых знаний и опыта влечет за собой карьерный рост. Офис-менеджер может получить должность личного помощника руководителя, утроиться на работу в крупную международную компанию, где заработная плата на 100% процентов выше, чем в обычном офисе.
Профессиональные знания
- Знание основ делопроизводства (прием/отправка писем, составление отчетов, прием звонков и их фиксирование, передача документов в архив и многое другое).
- Знание компьютерных программ, в частности умение работать с Microsoft Word Online и Microsoft Office Excel.
- Умение работать в «1С:Предприятие».
- Умение использовать офисную технику (сканер, принтер, факс, ксерокс и другое оборудование).
- Знание английского языка.
Видео: Офис-менеджер о своей работе
Вопросы по теме
Какие навыки являются критически важными для успешной работы офис-менеджером?
Важнейшими навыками для офис-менеджера являются отличные организационные способности, умение эффективно коммуницировать как устно, так и письменно, а также высокий уровень компьютерной грамотности. Кроме того, навыки работы с многозадачностью и стрессоустойчивость позволят справляться с непредвиденными ситуациями. Ответственность и внимание к деталям также играют значительную роль в этой профессии, так как офис-менеджер часто отвечает за документооборот и управление расписанием.
Как быстро продвинуться по карьерной лестнице в области офисного менеджмента?
Для быстрого карьерного роста в офисном менеджменте важно не только успешно выполнять свои должностные обязанности, но и проявлять инициативу. Принимайте участие в проектах, предлагайте улучшения в процессах, постоянно развивайте свои навыки и осваивайте новые технологии. Обучение менеджменту и лидерству, получение сертификатов и курсов также могут способствовать повышению вашей ценности как специалиста. Поддерживайте хорошие отношения с коллегами и руководством — сетевое взаимодействие может помочь в открытии новых карьерных возможностей.
Чему могут научить офис-менеджеры, работающие в различных отраслях?
Офис-менеджеры, работающие в разных отраслях, могут обучить коллег культурным и профессиональным особенностям своей сферы. Например, офис-менеджеры из сферы IT могут поделиться опытом оптимизации работы с высокими технологиями, а специалисты из финансовой области могут рассказать о важности соблюдения строгих регуляторных стандартов. Этот обмен опытом помогает улучшить общие практики управления и адаптировать офисные процессы к специфике каждой отрасли, что в конечном итоге повышает эффективность работы всего коллектива.
