Референт (от лат. referens — сообщающий) по определению — это сотрудник, который готовит доклады руководителю, консультирует по определенным вопросам, дает рекомендации. Как правило, в организациях эта должность называется секретарь-референт.
Содержание
Краткое описание
Референт — важная профессия в любой организации, ведь он обеспечивает четкую и налаженную работу руководителя, создаёт условия, при которых руководитель занимается важными делами, не отвлекаясь на мелкие проблемы, ставит приоритет в решении задач. Без референта работа руководства была бы менее эффективной. Референт экономит время руководителя, предоставляя ему краткий обзор важной корреспонденции, статей, книг, научных работ.
Специфика профессии
Работа референта заключается в обеспечении комфортной и бесперебойной деятельности своего шефа. В обязанности современных секретарей-референтов входит:
- делопроизводство — составление, регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции;
- планирование рабочего дня руководителя (учет намеченных встреч);
- организация приема посетителей;
- организация телефонных переговоров руководителя;;
- сортировка корреспонденции;
- подбор материалов и документов для ознакомления и изучения руководителем;
- составление докладов;
- прием документов на подпись;
- прием и учет телефонных звонков, телефонные переговоры;
- подготовка переговоров с партнерами фирмы;
- ведение предварительных переговоров;
- участие в подготовке заседаний и совещаний — сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация;
- формирование дел в соответствии с утвержденными правилами, обеспечение их сохранности и сдача в архив;
- работа с базами данных;
- организация и координация связи между отделами;
- приём и отправка факсов;
- бронирование авиа и ж/д билетов, гостиничных номеров;
- хозяйственные вопросы — обеспечение руководителя канцтоварами;
- контроль за исправностью оргтехники.
Плюсы и минусы профессии
Плюсы
- Работа секретарем-референтом дает бесценный опыт деловых контактов, необходимые и важные знакомства, связи, что в дальнейшем может пригодиться для собственной карьеры.
- Ежедневное наблюдение за руководителем может многому научить: стилю руководства, умению принимать правильные решения, выстраивать отношения с партнерами и подчиненными.
- Работа с документами дает отличную подготовительную базу для будущей карьеры юриста, экономиста, менеджера.
- Профессия секретаря-референта востребована в организациях любых отраслей и форм собственности.
Минусы
- К минусам можно отнести ненормированный рабочий день, работу в выходные дни, возможные командировки.
- Работа в информационно-насыщенных условиях, в ситуациях стресса и спешки, общения с большим количеством людей требует особого склада характера.
Обучение на Референта
Место работы
Офисы, фирмы, компании, организации, предприятия любого профиля и форм собственности (приемные руководителей, директоров, юристов, нотариусов).
Личные качества
- устойчивость нервной системы;
- самообладание;
- ответственность;
- дисциплинированность;
- высокий уровень культуры в поведении, речи, одежде, ведь секретарь — лицо офиса;
- коммуникабельность;
- хорошая память;
- надежность;
- пунктуальность;
- аккуратность;
- находчивость;
- исполнительность;
- сосредоточенность внимания;
- эмоционально-волевая устойчивость;
- организаторские способности;
- знание иностранного языка (желательно);
- приятная презентабельная внешность;
- знание основ психологии общения, этики и эстетики.
Карьера
Карьерный рост внутри компании, в которой работает секретарь-референт возможен путем перехода в другой отдел (параллельно с получением профильного образования, соответствующего отрасли организации).
Оплата труда
Зарплата секретаря-референта зависит от места работы, региона проживания, опыта работы, знания языков, объема выполняемых обязанностей.
Профессия референта зачастую ассоциируется с офисной работой и документооборотом, но мало кто знает, что в некоторых странах, например, в Японии, референты могут играть важную роль в стратегическом управлении компанией. Они не только занимаются подготовкой и обработкой информации, но и могут принимать участие в разработке бизнес-стратегий, анализируя рыночные тренды.
Интересен и тот факт, что референты часто выступают в роли «мостиков» между разными подразделениями компании. Их задача заключается не только в координации коммуникаций, но и в аналитической работе, где они вырабатывают рекомендации на основе собранных данных, что делает их незаменимыми в принятии важных управленческих решений.
Вопросы по теме
Какие навыки наиболее важны для успешной работы референтом?
Для успешной работы референтом важны следующие навыки: отличные организаторские способности, умение эффективно расписывать время и расставлять приоритеты. Также необходимы хорошие коммуникационные навыки для взаимодействия с коллегами и руководством. Важно владение офисными программами и знание языков, что дополнительно увеличит ваши шансы на успешное выполнение задач. В некоторых случаях полезно иметь минимальные знания в специфической сфере деятельности, в которой работает компания.
Какова роль референта в формировании корпоративной культуры?
Референт может сыграть значительную роль в формировании корпоративной культуры, обеспечивая эффективное взаимодействие между различными отделами и уровнями управления. Оберегая принципы открытости, доверия и взаимопонимания, референт способствует созданию позитивной атмосферы в коллективе. Кроме того, он может инициировать командные мероприятия или корпоративные обучения, что способствует укреплению командного духа и сплоченности среди сотрудников.
Как референт может адаптироваться к изменениям в рабочей среде?
Адаптация референта к изменениям в рабочей среде требует гибкости и готовности к обучению. Это можно достичь через постоянное самосовершенствование, например, участие в тренингах и курсах повышения квалификации. Также важным аспектом является умение быстро перестраивать рабочие процессы и использовать новые технологии, которые могут упростить коммуникацию и организацию задач. Готовность к изменениям и проактивное участие в их внедрении позволяют референту эффективно работать даже в условиях нестабильности.
