Секретарь – человек, являющийся помощником руководителя, отвечающий за обеспечение функционирования офиса. Он может заниматься делопроизводством, что зависит от места работы. Профессия подходит для активных девушек и парней, не имеющих интересов к определенным школьным предметам.
Содержание
Краткое описание
Секретари являются обычными офисными сотрудниками, которые умеют выполнять широкий круг работ. Профессия имеет определенную специфику, ведь нередко от секретаря требуется не только знание основ делопроизводства, но и навыки организатора, умение пришивать пуговицы и даже заваривать вкусный кофе. Секретарь – это настоящее сердце любого офиса, ведь именно он обеспечивает бесперебойную работу, следит за порядком, иногда руководит нижестоящим персоналом, предупреждает конфликтные ситуации и формирует правильный деловой микроклимат.
Профессия секретаря традиционно считалась важной в организационной структуре предприятий и учреждений. Однако с развитием технологий и внедрением автоматизации многие рутинные задачи, такие как планирование встреч и управление документами, стали выполнять программные решения. Это может привести к сокращению числа вакансий для классических секретарей, так как их функции постепенно заменяются цифровыми инструментами.
Тем не менее, спрос на профессионалов, обладающих человеческими навыками, такими как коммуникация, умение работать в команде и управление временем, остается высоким. Секретари будущего могут занять более стратегические роли, включая управление проектами или клиентским обслуживанием, где эмоциональный интеллект и способность к межличностным взаимодействиям являются ключевыми компетенциями. Это позволит им адаптироваться к изменениям рынка труда и сохранить свою востребованность.
Кроме того, внедрение гибридных форматов работы создает новые возможности для секретарей в дистанционном режиме. Специалисты, умеющие эффективно организовать свою работу и обеспечивать взаимодействие между членами команды, будут востребованы как в офисах, так и на удаленных позициях. В конечном счете, профессия секретаря будет эволюционировать, требуя от работников более широких знаний и навыков в области технологий, организации и управления.
Особенности профессии
Секретари стали чем-то привычным для современного бизнеса и системы предоставления государственных услуг. Условно их разделяют на 2 группы, учитывая круг должностных обязанностей.
Первая группа – секретарь в приемной. Он подчиняется непосредственно руководителю структурного подразделения или компании, должен иметь презентабельный внешний вид и правильную речь. В круг обязанностей входит встреча гостей и клиентов, ведение личного графика руководителя, прием звонков, выполнение мелких поручений. Преимуществом будет знание той сферы, в которой секретарь работает, а для трудоустройства в медицинские центры и клиники необходимо среднее или высшее профильное образование.
Также существую секретари-референты, на которых возлагается больший круг обязанностей:
- контроль правильности использования оргтехники, обеспечение ее своевременного ремонта (привлечение мастеров);
- обеспечение руководителя и сотрудников, работающих в отделе, канцелярскими принадлежностями, продуктами питания, напитками, чистой водой, салфетками;
- ведение табельного учета (на крупных предприятиях);
- планирование командировок: бронирование билетов, трансфер, передвижение по стране и иные;
- подготовка деловых переговоров, конференций, выставок и иных мероприятий (в сотрудничестве с другими специалистами);
- прием, хранение, передача в архив, поиск и подготовка документации.
Сегодня все чаще требуются гибридные специалисты, которые умеют выполнять все вышеперечисленные работы. Однако обычный секретарь может не иметь профильного образования, а вот референту оно чаще всего необходимо.
Хотя профессия секретаря существует уже много веков, мало кто знает, что первым секретарем в истории считается не кто иной, как древнегреческий писец. В IV веке до нашей эры именно они помогали философам и государственным деятелям фиксировать важные события и идеи на восковых табличках.
Интересный факт: в средние века секретари часто выполняли роль не только писцов, но и первых помощников или советников, принимая активное участие в политической жизни. Они обладали важной информацией и влияли на принятие решений, что подчеркивает их значимость в обществе того времени.
Современные секретари, помимо традиционных обязанностей, могут специализироваться в различных областях — от юридической до медицинской. Эта универсальность делает профессию секретаря одной из самых многофункциональных и востребованных в современных организациях.
Плюсы и минусы профессии
Плюсы
- Можно трудоустроиться без среднего профессионального или высшего образования.
- Обязанности не слишком сложные, нередко обучение проходит непосредственно во время работы.
- Перспективы карьерного роста, ведь работодатели берегут и ценят профессиональных секретарей: повышают оклад, обучают.
- Возможны командировки по России или за границу, во время которых секретари нередко сопровождают своих начальников и коллег.
- Есть перспективы карьерного роста, но они доступны лишь для самых талантливых и целеустремленных секретарей.
- Конкуренция на рынке труда высокая, но вакантных мест для секретарей достаточно.
- Опытный секретарь – на вес золота, поэтому через 3-5 лет работы можно получить вакансию в престижной компании.
Минусы
- Нередко секретарей винят во всех неудачах, поэтому деятельность сопряжена с эмоциональным перенапряжением и стрессовыми ситуациями.
- Секретари более востребованы в мегаполисах, чем на периферии.
- Заработная плата невысокая, но в это же время секретарь должен отличаться презентабельным внешним видом – от одежды до прически, что требует определенных финансовых вложений.
Существует множество заблуждений о профессии секретаря, которые могут ввести в заблуждение как самих специалистов, так и людей, не знакомых с данной сферой деятельности. Одним из распространённых мифов является представление о том, что секретарь выполняет исключительно рутинные задачи, такие как ответ на телефонные звонки, ведение документации и организация встреч.
На самом деле, роль секретаря намного более многогранна. Современные секретари часто занимаются стратегическим планированием, управлением проектами и координацией работы команды. Они могут выступать в роли связующего звена между различными отделами и принимать участие в разработке бизнес-процессов.
Ещё одно заблуждение связано с уровнем квалификации. Многие считают, что эта профессия не требует специальных знаний или навыков. Однако для успешного выполнения обязанностей секретаря необходимы отличные коммуникативные навыки, умение работать с информацией, знание офисного программного обеспечения и, иногда, знание иностранных языков.
Кроме того, существует мнение, что секретари могут легко справляться со своими задачами без какой-либо подготовки. В реальности многие секретари проходят специализированные курсы и тренинги, чтобы стать более эффективными в своей работе. Они учатся управлять своим временем, навыкам делового общения и стресс-менеджмента.
Наконец, важным заблуждением является стереотип о том, что работа секретаря — это не серьезная профессия. На самом деле, секретари играют ключевую роль в организации работы компании и могут влиять на её успех. Они часто принимают важные решения и отвечают за эффективное взаимодействие между разными уровнями управления.
Важные личные качества
Секретарь постоянно общается с людьми, имеющими разный социальный статус, поэтому он должен быть коммуникатором. На первый план выходят такие черты характера, как вежливость, исполнительность, объективность, умение планировать время, ответственность. Также секретарь обязан уметь хранить корпоративные тайны, быть честным и морально устойчивым человеком. Немаловажную роль в построении успешной карьеры играет аккуратность, педантичность и уступчивость.
Обучение на Секретаря
Лучшие ссузы для секретарей
- Технологический колледж № 34.
- Экономический колледж Санкт-Петербурга.
- Столичный колледж индустрии сервиса и гостеприимства.
- Краснодарский торгово-экономический колледж.
- Колледж «Звездный».
Место работы
Секретари с опытом и без опыта работы всегда требуется в компаниях разного уровня. Текучка кадров в этом сегменте высокая, поэтому секретарь сможет найти вакансию в сфере промышленности, строительства и архитектуры, а В салонах красоты, гостиницах и иных отраслях бизнеса.
Заработная плата
Секретари претендуют на неплохую заработную плату, однако в первые месяцы работы оклад может быть минимальным, ведь руководителю необходимо присмотреться к сотруднику и оценить его деловые качества. Секретарь, обладающий высокой обучаемостью и минимальными профессиональными навыками, сможет получать оклад, размер которого превышает 40000-50000 руб.
Однако на формирование гонорара оказывают влияние дополнительные знания, например, владение английским языком, ведь в этом случае сотрудник может взять на себя обязанности переводчика во время зарубежных поездок, а также общения или деловой переписки с иностранными партнерами. Наличие водительских прав, умение работать со сложными компьютерными программами и иные навыки оказывают положительное влияние на рост зарплаты.
Карьерный рост
Секретарь, готовый обучаться, долго не будет работать на одном месте. Он может стать офис-менеджером, ассистентом отдела или занять другую должность, соответствующую его знаниями и деловым качествам.
Профессиональные знания
- Базовое понимание принципов делопроизводства.
- Microsoft Office, мессенджеры.
- Правила ведения деловой переписки.
- Корпоративная этика.
- Работа с оргтехникой.
- Тайм-менеджмент.
Вопросы по теме
Как современные технологии изменили роль секретаря в офисе?
Современные технологии значительно трансформировали роль секретаря. Во-первых, автоматизация рутинных задач, таких как планирование встреч и управление документами, позволяет секретарям сосредоточиться на более стратегических аспектах работы, например, управлении проектами и взаимодействии с клиентами. Во-вторых, использование облачных технологий и программного обеспечения для совместной работы упрощает процессы обмена информацией и позволяет секретаям оперативно реагировать на запросы, даже находясь вне офиса. В результате роль секретаря становится более проактивной и требует навыков работы с различными цифровыми инструментами и платформами.
Какие личные качества наиболее важны для успешного секретаря?
Успешный секретарь должен обладать рядом ключевых личных качеств. Прежде всего, это организаторские способности, которые помогают эффективно управлять временем и задачами. Коммуникативные навыки также имеют огромное значение, поскольку секретар взаимодействует с различными людьми и должен уметь четко и грамотно доносить информацию. Внимание к деталям и способность к быстрой адаптации к изменениям являются важными качествами, способствующими успешному выполнению работы. Кроме того, стрессоустойчивость и умение работать в условиях многозадачности помогут секретарю справляться с повышенными требованиями и сопутствующими нагрузками.
Какой карьерный путь может выбрать секретарь в будущем?
Секретарь может развивать свою карьеру в различных направлениях. Один из наиболее распространенных путей — это переход на должности, связанные с управлением, такие как офис-менеджер или административный директор. При наличии дополнительных навыков, таких как управление проектами или бухгалтерия, секретарь может стремиться к позициям в области управления проектами, HR или даже до уровня исполнительного директора. Важно отметить, что продолжение образования и профессиональная сертификация также помогут секретарю улучшить свои карьерные перспективы и открыть новые возможности в выбранной области.
