Секретарь является личным помощником руководителя, его правой рукой и доверенным лицом. Появление этой профессии восходит к Древнему Риму, где стали возникать первые помощники высокопрофильных личностей. Они отличались не только отличной грамотностью и способностью организовывать документооборот и архив, но также проявляли удивительную ловкость, гибкость мышления и предприимчивость. Эти люди умели собирать информацию, оставаясь при этом надежными и нераспространительными. В современном мире профессия секретаря обучается в различных колледжах и техникумах, таких как педагогические, экономические и политехнические учреждения.
Сегодня у нас в журнале «Мой Рубль» гостья из Абакана, которая проработала 15 лет секретарем в крупном агропредприятии, занимающемся разведением племенного скота. Она знает все тонкости этой профессии из личного опыта. Предоставим ей слово.
Содержание
Моя любимая профессия
Здравствуйте, всем. Я Зоя Николаевна Иванова, мне 52 года, и я живу в Абакане.
Получение специальности и устройство на работу
В 1991 году я окончила профтехучилище, где обучалась в течение года по специальности секретаря-стенографистки. В процессе обучения я овладела не только стенографией, но и машинописью, делопроизводством, деловым этикетом и русским языком.
После выпуска мне долго не удавалось найти работу, так как везде требовались секретари с опытом.
Случайно мне подвернулась возможность устроиться машинисткой в военный объект. Там не было ничего примечательного — я просто печатала документацию, не применяя секретарских навыков.
С последующим переездом в Абакан я начала искать новую должность. Это привело меня к знакомству с новым директором местного племенного завода. Он был незнаком с местными жителями и решил взять в секретари своего ровесника, приехавшего из другого региона. На собеседовании его приятно удивило, что я являлась бывшим военнослужащим и могла быстро и точно печатать под диктовку. Ключевым требованием было, чтобы все новости из села поступали к нему регулярно, при этом информация не должна была выходить за пределы офиса.
Работа личного помощника руководителя, или секретаря, требует высокой степени организованности, ответственности и многозадачности. Основными обязанностями такого специалиста являются управление расписанием руководителя, координация встреч, подготовка документов и ведение переписки. Это значит, что секретарь должен не только внимательно отслеживать все запланированные события, но и уметь приоритизировать их, находя оптимальное время для каждой задачи.
Кроме того, важной частью работы является способность к эффективной коммуникации. Личный помощник должен взаимодействовать с различными уровнями сотрудников, клиентами и партнерами, что требует навыков переговоров и стрессоустойчивости. В ситуациях, когда возникают неожиданные проблемы, секретарь должен быть готов быстро находить решения, что делает его незаменимым партнером для руководителя.
Технические навыки также играют значительную роль в этой профессии. Владение офисными программами, системами управления проектами и навыки работы с различными устройствами необходимы для обеспечения эффективного рабочего процесса. В современном мире, где информация обновляется с невероятной скоростью, личный помощник должен быть готов к постоянному обучению и освоению новых инструментов для улучшения своей производительности.
Работа секретарем директора племенного завода
Кроме стенографии, я изучала еще машинопись, делопроизводство, деловой этикет и русский язык.
Мои должностные обязанности
Функции секретаря включали в себя:
- обработка и пересылка корреспонденции;
- прием телефонных звонков и организация переговоров;
- управление текущими документами (приказы, распоряжения, расписания, сводки по сельскому хозяйству, командировочные удостоверения, авансовые отчеты и другое);
- подготовка документов для архивного хранения;
- обслуживание посетителей.
Кроме того, в нашем хозяйстве функционировали 4 подразделения (фермы), с которыми секретарь поддерживал постоянную связь, выступая в роли связующего звена между руководителями. Выполнялись следующие задачи:
- содействие директору в составлении ежедневного плана,
- выполнение личных поручений,
- приготовление чая,
- встреча и размещение гостей.
За 15 лет работы я научилась улавливать настроение директора просто по его шагам (кабинет располагался на втором этаже).
Мое рабочее место.
Наверное, самым сложным испытанием оказалось привыкание к импульсивному характеру начальника. Сначала я даже позволила себе немного поплакать. Потом поняла, что так не выдержу долго, и вслух произнесла для себя формулу, которую когда-то услышала в армии: «Пули свистят над нашими головами, но мы укрыты в окопах!»
Трудовые будни
Самым сложным моментом для меня оказался день приема. Это был настоящим вихрем отрицательных эмоций, который обрушивался на меня с самого утра.
Сотни недовольных сотрудников приходили к директору с жалобами, просьбами и требованиями, и пока ждали своей очереди, выливали на меня весь свой негатив. Это было очень непросто, но с течением времени я научилась избегать открытых конфликтов, занимая себя «срочной» работой, разговорами по телефону и другими делами, лишь бы не вступать в споры с посетителями. Директору я помогала горячим чаем и выручала звонком из соседнего кабинета, если кто-то становился слишком настойчивым.
У секретаря очень много обязанностей.
Здесь стоит поделиться забавной историей. Однажды в кабинет директора вошла пожилая дама с боевым настроем и безо всякого представления устремилась к дверной ручке. Я, как добросовестный секретарь, мгновенно подбежала, закрыла дверь прямо перед её носом и воскликнула: «Куда вы, бабушка?» Она, не растерявшись, отвечает: «Да я в этом кабинете проработала 15 лет!» В этот момент кто-то из присутствующих тихо произносит имя старого известного директора, о котором писались книги и снимались передачи Как же правильно поступить в данной ситуации? Сохранить своё достоинство и не обидеть уважаемую личность? Я мягко и уверенно сообщаю: «Но вы же не представились. Я бы сама вас проводила.» Открываю двери перед ней, и всё — конфликт разрешён. Позже все вокруг долго вспоминали эту «бабушку».
Заработок и возможности для личностного роста
На своей позиции я получала совершенно скромное вознаграждение, так как сельское хозяйство в нашей стране всегда оставалось нерентабельным. Разумеется, заработная плата была официальной, и к ней прилагался полный соцпакет.
Я еще успела воспользоваться профсоюзными путевками в санатории и получать бесплатные подарки на Новый год. В моем случае премии отмечались очень редко и проявлялись в виде готовой сельскохозяйственной продукции по итогам года (сено, зерно, мясо, молоко). К слову, большим преимуществом было то, что я работала в уютной и чистой обстановке (в отличие от других сельских тружеников) и имела возможность общаться с интересными людьми, ведь за нашим племенным скотом приезжали покупатели из разных уголков страны и даже зарубежья.
Также у меня была возможность заниматься самообразованием: на почту руководителя постоянно приходили современные книги, газеты и журналы, содержащие информацию о новых технологиях и передовом опыте в различных сферах. Я с удовольствием использовала этот шанс и погружалась в бесплатную информацию в те моменты, когда директор отсутствовал.
Самым большим испытанием для меня был приемный день.
Кроме того, я начала собирать конверты из разных стран, на которых изображены уникальные марки и печати.
Навыки и личные качества секретаря
Позвольте привести еще один случай из моего опыта. Он ярко иллюстрирует, что не всякий человек способен справиться с этой профессией. На съемки предновогодней программы приехали телевизионщики. Помимо прочего, был организован масштабный праздничный стол, и тут возник вопрос: кто его готовил и как? Меня попросили на камеру поделиться рецептом одного из блюд. Я без колебаний смогла быстро и доступно объяснить, как его приготовить. В то же время другая девушка, возможно, обладающая более высокими кулинарными навыками, не смогла произнести и пару слов — она так нервничала.
На мой взгляд, секретарем или помощником руководителя может быть только ответственный, уверенный и знающий человек.
Он обязан быть не только экспертом в своей области, но и разбираться в основах психологии, уметь эффективно организовывать рабочий процесс. Быть лишь делопроизводителем вовсе недостаточно. Важно обладать грамотной речью. Секретарь проводит много времени за телефонными переговорами, и зачастую именно от них зависит успешное проведение мероприятий или личных встреч руководителя с поставщиками и клиентами.
Помощником руководителя может быть только человек ответственный, уверенный, знающий.
Таким образом, если вы испытываете затруднения в выражении своих мыслей, данная профессия вам не подойдет.
Необходимо уметь сосредотачиваться, чтобы избежать ошибок, быть аккуратным и не забывать исполнять срочные документы и отправлять важные письма в установленный срок. От этого во многом зависят как результаты вашей компании, так и ваше личное благосостояние в будущем.
Мои пожелания
Безусловно, уровень дохода секретаря будет зависеть от статуса предприятия или учреждения. В случае работы в государственной структуре не стоит рассчитывать на высокий заработок; наиболее распространённый вариант — это незначительное превышение минимальной зарплаты.
Однако, если организация процветает и стабильно получает прибыль, она может предложить своим работникам достойное вознаграждение, а по итогам квартала или года — даже начислить бонус.
Желаю вам удачи в поисках такого успешного места работы!
